如何做好財政檔案管理工作的幾點思考

 梧州市財政政策研究室 邱曉云

 摘要： 本文從六個方面介紹了如何做好財政檔案管理工作：一、領導重視和支持是做好檔案管理工作的重要前提;二、要建立健全檔案工作制度；三、要做好檔案的收集、保管和利用工作；四、除了文書檔案，其它門類和載體檔案的管理也應納入檔案人員的管理范疇；五、本單位檔案人員在管理本單位檔案的同時，還應對所屬科室的檔案工作進行監督指導和檢查；六、在工作過程中務必要注意檔案管理風險的防范。

關鍵詞：財政檔案管理；檔案工作制度；收集、保管、利用； 監督指導和檢查；檔案管理風險防范

檔案工作是行政機關、企事業單位整體工作的重要組成部分，是維護單位合法權益和歷史真實面貌的一項重要工作。我單位梧州市財政局從2005年就成立了檔案科，職能是：承擔收集、登記、整理、歸檔以及保管財政檔案資料工作；辦理財政檔案的查閱、借閱、提供和傳遞；負責財政檔案業務的指導。我局的檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，它主要包括有：文書檔案、會計檔案、專業檔案、科技檔案、聲像檔案、照片檔案、實物檔案七大類。其中：文書檔案和會計檔案庫存較多，文書資料約8萬份，每年收集文件資料多達8000份，會計檔案方面，涉及財政資金的專戶就多達 65 個，庫存憑證約5000冊，賬簿約500本，報表約5000份。這在機關單位是不多見的。在2005年12月獲得一級檔案室的基礎上，經過多年的建設，我們的檔案管理工作邁上了新的臺階，管理水平有了更大的提高，在每年的全市檔案質量檢查中連續10年均榮獲優秀等次。已經具備了特級檔案室的條件，準備向特級檔案室沖刺。成績的取得確實來之不易，要做好檔案的管理工作，結合實際，我認為就要做好以下幾個方面的工作：

   一、領導重視和支持是做好檔案管理工作的重要前提

只有領導的重視和支持，檔案管理工作才能得到有效地開展。因為檔案管理工作是服務于財政業務正常運轉的一項重要保障，所以得到了局領導的高度重視。成立了由局長為組長的檔案管理工作領導小組和檔案鑒定小組，局內設立了檔案科，具體負責對本局在開展業務工作中形成的各類檔案資料的收集、整理、歸檔并查閱和利用工作，還負責檔案室日常的管理工作。局內明確一名副局長分管檔案工作，檔案科配備了專職檔案管理人員4名。目前檔案管理人員職責分明，分工協作，加強保密，形成了完善的檔案安全管理體制，為檔案安全提供了有力保障，為檔案管理工作的順利開展保駕護航。

二、要建立健全的檔案工作制度 
　　  要保證單位檔案工作的順利開展，必須建立健全檔案工作規章制度。如果缺乏制度的指導和約束，檔案人員一味埋頭苦干，結果檔案的整理不規范，檔案的保管不符合要求，檔案的利用也達不到應有的效果。因為，完善的制度是進行高效管理的手段，任何一項工作的順利開展，都需要完善的制度做保障，所謂“無規矩不成方圓”，要使檔案工作有章可循、有法可依，檔案部門必須將檔案工作規章制度納入各科室和相關人員的崗位責任中監督實施。我就本人從事的財政檔案管理工作，談下自己的想法，首先必須建立起以下的規章制度： 

如《檔案查閱、利用制度》規定各科室工作人員只能查閱其業務范圍的檔案資料，如查閱其業務范圍外的資料需由查閱人填寫審批單、查閱科室負責人簽字并經其分管領導或局領導批準后才能辦理。因為本局檔案資料原則上不對外開放，外單位工作人員特殊情況需要查閱的，必須持單位介紹信到相關業務科室，經工作人員審核、科室負責人簽字同意并報其分管領導批準后才能到檔案科辦理。并根據文件的重要程度和密級規定了相應的借閱審批權限。從而保證了檔案資料的安全性。如《檔案保管制度》規定貫徹“以防為主，防治結合”的原則，庫房管理人員要采取有力措施，做好庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲鼠、防塵、除濕等維護工作。檔案管理人員要及時接收或歸還檔案，應點清和檢查有無缺頁、破損、污染等情況，如有破損的，要進行修補及技術處理后才能歸檔入庫。發現檔案材料不完整時，督促有關人員收集齊全，確保檔案資料的齊全完整。又如《檔案保密制度》規定不得以任何方式泄露所接觸和知悉的密級事項。不得違規記錄、存儲、復制、留存密級信息。不經專職檔案管理員允許，不得擅自進入檔案庫房，非專職檔案管理人員無權自行查找翻閱柜內檔案，密級文件要專柜存放并上鎖等等，嚴防檔案資料的泄密。還有檔案的管理工作制度(主要包括檔案管理的職能、檔案人員的職責、考核、獎懲與處罰)；檔案的移交入庫制度（主要包括移交前的整理要求、移交手續、入庫期限及手續）；檔案鑒定、銷毀制度（主要包括鑒定范圍、期限、銷毀手續）；檔案統計工作制度（主要包括檔案分類、清點和記錄的準確性等）。 

我單位建立了一系列的檔案管理制度，并將檔案的管理工作列入各科室的崗位目標責任考評當中，這樣才能引起對檔案工作的重視，健全的檔案管理制度，完善的工作流程，為檔案的安全、有序、規范管理提供了依據。
　　三、檔案工作人員除了做好檔案的整理，還要做好檔案的收集、保管和利用工作 
　　檔案的收集、整理、保管和利用是檔案實體管理的基本流程。收集是檔案部門積累檔案的手段，是檔案工作的起點；整理是將無序的檔案有序化，是檔案工作的重點；保管為延長檔案壽命提供物質保障，是檔案工作的關鍵環節；利用則是檔案工作的最終目的，檔案的價值由此體現。檔案收集、整理、保管及利用工作的要求是“收集齊全、整理規范、安全保管、有效利用”，這同時也是檔案工作的目標和方向。所以必須緊緊圍繞這十六個字開展檔案工作。 
　　首先收集齊全,收集為檔案工作提供了物質對象，收集工作質量的高低直接影響到檔案的后續工作，因此檔案收集應盡可能做到齊全。我覺得，日常的收集工作要注意三點：1、 注意收集賬外文件，即本單位收發文登記薄未登記的文件，如各種計劃、總結、大事記、黨組會議記錄、領導班子會議記錄、績效考評資料、協議等；2、注意收集組織人事部門手中的文件及報表，如人事方面的登記表、審批表、介紹信、存根、花名冊、人事報表等；3、注意收集聲像、實物等非紙質材料的檔案，如錄音、錄像、相片、各種牌匾、獎狀、證書、獎杯、錦旗等。 
    其次整理規范,檔案整理工作在檔案總體管理中具有重要意義，它是檔案利用、開放，發揮檔案作用的一項前提條件，因此檔案整理必須規范。檔案的整理，從分類、組合、排列，到編號、編目、裝訂、裝盒，每個環節都有其標準和要求。檔案人員要主動加強業務學習，熟悉每個環節的操作方法，并嚴格按照相關規定，規范整理檔案。 

再則安全保管,要廣泛、長久地發揮檔案的作用，就必須將檔案妥善保管，維護檔案的安全。檔案部門應統一保管本單位全部檔案。換句話說，本單位所有不同職能科室產生的各類檔案都應移交給本單位檔案部門統一保管。我們檔案室配備了約163平方的檔案專用庫房，檔案室全中央空調、庫房堅固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施；安裝有防盜窗、防火安全門（指紋開鎖）、自動除濕設備、雙層遮光窗簾等。檔案裝具采用目前較先進的電動密集架，其本身就具備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防腐蝕、防有害生物等能力，密集柜內每格放置靈香草防蟲藥。庫房內配置全方位旋轉監控設備、全自動七氟丙烷氣體消防裝置及檔案殺菌消毒倉，并在庫房外張貼“禁煙禁火”等防火警示標語?；覊m也是檔案的一大殺手，所以，檔案室專門配置了吸塵器，每周對庫房進行吸塵處理。另外，根據工作需要增置溫濕度計、復印機、照相機、除濕機、和電子計算機等；創造良好的檔案保管條件，有效地保障了檔案的保管安全。定期對檔案保管的狀況進行全面檢查，并作記錄，如遇特殊情況及時檢查，發現問題及時解決。同時，因為各類檔案散存在不同的地方，檔案人員還必須指導相關的職能科室和人員做好檔案的保管工作，定期檢查各類檔案的保管狀況，發現問題要及時向分管領導匯報，采取積極有效的措施，保護檔案的安全。 

最后有效利用, 為本單位各項工作需要提供利用檔案，是檔案工作任務的中心環節，是檔案工作的根本目的。要做到檔案的有效利用：檔案部門必須編制《案卷目錄》，也可以手工檢索；檔案人員先要熟悉所藏檔案的情況，主動了解本單位各項工作對利用檔案的需要，做好提供利用工作；檔案人員還應開展檔案史料的編研工作，編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、檔案利用匯編等。 
　　四、除了文書檔案，其它門類和載體檔案的管理也應納入檔案人員的管理范疇 
　　一個單位在其工作活動中會形成各種門類的檔案，這些檔案產生于單位內部各個不同的職能科室，大體有以下幾類，即文書檔案、聲像檔案、實物檔案、人事檔案、會計檔案、科技檔案等，隨著計算機的發展，還產生了電子檔案。我局為檔案管理人員都配置了電腦，并應用了GD2000檔案管理系統軟件，對所有入庫檔案數據進行系統錄入，以方便查詢和利用。因此如何確保檔案數據的安全也成為一項重要的檔案管理工作內容。對安裝了檔案管理系統的用戶采用權限設置及密碼保護方式，對不同使用要求的用戶設置了不同權限，如只有檔案管理人員輸入密碼才能開啟計算機對數據錄入或修改，通過設置權限和密碼保護，可防止檔案數據泄密及丟失。為了防止誤操作及其它因素造成計算機數據丟失，對錄入檔案管理系統的數據要求定期備份到移動硬盤及光盤存儲，這樣即使計算機發生故障，還可能從移動硬盤或光盤上重新進行數據導入，做到三保險。

五、本單位檔案人員在管理本單位檔案的同時，還應對所屬科室的檔案工作進行監督指導和檢查 
　　《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法規定，各專業主管機關應對所屬單位的檔案工作進行監督指導和檢查。對這些下屬單位的檔案工作進行監督指導和檢查，是法律賦予專業主管機關檔案人員的一項權利，更是專業主管機關檔案人員不容推卸的一個責任。檔案人員履行對各科室檔案工作的監管職責時：1、檔案人員應對本單位各科室形成的各種門類和載體的檔案的歸檔整理工作進行監督和指導。例如：在實際工作中，由于各類檔案尤其是專業檔案產生于不同的職能科室，而各個科室的兼職檔案員又不可能對檔案工作的專業要求十分掌握，因此我們檔案人員要根據檔案工作的有關規定，采取組織培訓、個別講解等方法，使各業務科室的整理人員了解和掌握檔案的整理、歸檔的具體要求和做法，解答操作中遇到的問題。同時還要經常到各部門走訪，及時發現問題，及時糾正 以免各職能科室檔案整理歸檔完畢移交給檔案室時查出問題還要返工。所以， 應根據各個科室檔案工作的不同現狀和特點，有針對性地進行指導；2、 要注意監督指導和檢查必須三管齊下，缺一不可。因為監督和檢查與指導是相輔相成、密不可分的：監督能使指導的內容落到實處，檢查則是檢驗指導的效果，反過來又能使指導更能深入細致，切合實際。每年年底前，我檔案科都要到各科室檢查他們的自管檔案整理情況，結合各科室自評進行打分，評出等次，作為崗位目標責任制內容之一，同績效掛鉤的一項重要工作來抓。近年來，隨著檔案工作在經濟社會中的重要作用不斷凸顯和重視程度的不斷提升，也對檔案管理工作提出了更高的要求。為此，我們檔案管理工作者，必須在提高檔案工作科學管理水平和服務中心工作能力上下功夫，逐步實現檔案工作規范化，為本單位工作提供更多有價值的檔案資料。 

   六、在工作過程中務必要注意檔案管理風險的防范

    檔案管理風險是指檔案管理過程中，由于不嚴格遵守檔案法規制度，導致檔案管理不規范，或檔案安全、保密等方面存在隱患，產生影響本單位工作開展和效率的可能性。

    根據情節輕重、影響范圍和程度將檔案管理風險分為兩級：

重大風險：重要方面或環節嚴重不合規，發生重要檔案損壞、丟失、泄密等重大責任事故，致使相關工作陷入被動或停止，嚴重損害部門聲譽和形象。

一般風險：一些方面或環節不合規，發生有保存價值檔案未按規定存檔或檔案散失、污損、破壞，一定程度上影響檔案正常管理利用，對工作正常開展帶來一定的負面影響。

   檔案管理的主要流程：

1、檔案整理：各科室（單位）收集、整理本科室（單位）檔案。

2、檔案接收：各科室（單位）將須移交的檔案按要求移交檔案科，檔案科進行審核、簽收。

3、檔案保管：各科室（單位）負責自管檔案的保管；檔案科負責入庫檔案的保管。

4、檔案查閱利用: 檔案科負責提供查閱工作，審核督促辦理查閱手續；有關科室（單位）憑相關手續對檔案的查閱利用。

5、檔案移交：有關科室（單位）負責須移交的檔案按規定向檔案科移交；檔案科按規定統計、整理并向市檔案局移交相關檔案。

我覺得本單位的檔案管理存在的風險及防控措施如下：

(一) 檔案整理風險防控。

風險點：責任意識不強、業務不熟悉，檔案收集不齊全不完整、整理不規范，檔案資料散失。

風險事件類型：未及時收集或保管不善，導致應歸檔文件材料未歸檔或歸檔不全，甚至造成重要文件材料遺失；兼職檔案人員未及時整理、移交本科室（單位）檔案，導致檔案積壓、損毀或遺失；局屬單位撤銷、增設或其他變動時，未按規定將屬于財政局機關的檔案移交檔案科

防控措施：

1.各科室（單位）工作人員按照檔案管理有關要求，及時主動將應存檔的文件材料，送交本科室（單位）兼職檔案人員統一保存、整理，防止應保存檔案遺漏、散失。送交的文件材料應齊全、完整，任何人都不得將檔案據為己有或拒絕歸檔。

2.在各科室負責人的領導下，各科室（單位）兼職檔案人員，對本科室（單位）人員送交的歸檔文件材料進行甄別和鑒定，對歸檔資料不完整的，督促相關人員予以補充，并在檔案科指導下，開展當年文件材料的裝訂、編頁、蓋檔號章、錄入、編件號、裝盒、編制目錄等工作，做到歸檔文件材料收集齊全、分類準確、目錄完整，形成本科室自管檔案；對不屬于歸檔范圍或無保存價值的資料，不予歸檔并妥善處理。

3．各科室（單位）原則上于次年4月底前完成上一年度須移交檔案的整理并移交檔案科。檔案科負責督促移交。

4.電子文件物理歸檔按照同類紙質文件的規定按時完成。

5.本局科室（單位）（含臨時性工作機構）撤銷、增設或其他變動時，原建制科室（單位）負責將屬于財政局機關的檔案整理后移交檔案科。

(二) 檔案接收風險防控。

風險點：業務不熟悉、崗位責任意識不強，審核把關不嚴，導致檔案接收不規范。

風險事件類型：檔案形成科室（單位）申請移交后，檔案科未認真審核或審核意見未及時反饋，導致入庫檔案不及時不完整不規范；檔案形成科室（單位）未根據檔案科審核意見進行糾正、完善，導致入庫檔案不及時不完整不規范；檔案形成科室（單位）、檔案科移交、接收檔案未嚴格清點，導致入庫檔案賬實不符

防控措施：

1.各科室（單位）完成歸檔文件材料整理后，按規定編制檔案移交目錄，向檔案科移交檔案。檔案科認真審核各科室（單位）移交的檔案，對歸檔文件材料不完整不規范的，提出修改建議，及時退回檔案形成科室（單位）補充或糾正。檔案形成科室（單位）根據審核建議，及時糾正、補充完善后，再向檔案科移交檔案。各科室（單位）原則上于次年4月底前向檔案科移交本科室（單位）上一年度檔案。

2.檔案科清點檔案數量，檢查核對檔案實際件數、編號與檔案移交目錄是否相符，核對無誤后予以簽收。移交、接收雙方負責人和經手人員都在檔案移交目錄上簽字，姓名簽署完整，字跡工整、清晰，不得使用鉛筆、紅筆簽名，并注明接收檔案的年、月、日。

(三) 檔案保管風險防控。

風險點：未按職責要求落實庫房管理制度，檔案入庫、交接、借閱手續不全，導致檔案遺失或下落不明。

風險事件類型：未嚴格建立檔案接收、移出的登記統計制度或登記統計不完整，導致檔案無法及時查找或下落不明；未嚴格進行檔案庫房的安全防范檢查，造成檔案損壞

防范措施：

1.規范檔案接收、移出登記，檔案接收、移出必須按程序履行相關審批手續。入庫檔案按保管期限、形成年度、形成機構分類有序排放，做到不錯裝盒、不錯入柜、不錯編目，編制檔案柜號碼和存放一覽表，方便檢閱、調用。外借的檔案歸還后及時入庫入柜。

2.加強檔案庫房安全防范，做到“三鐵”（鐵門、鐵窗、鐵皮柜）齊備，做好檔案庫房的防火、防盜、防光、防潮、防塵、防蛀、防高溫等工作，排查安全隱患。非檔案科工作人員未經檔案科工作人員允許，不得進入庫房和整理室。

(四) 檔案利用風險防控。

風險點：對檔案借閱利用規定掌握不夠、制度執行不嚴，導致檔案借閱利用不規范，甚至造成涉密文件遺失、信息泄露等。

風險事件類型：未按規定程序和權限，履行檔案借閱審批手續；未經批準，擅自復制、拍照、掃描、抄錄涉密檔案；借閱利用檔案未及時歸還，或需延期借閱未辦理續借手續，長期占用檔案；未妥善保管借閱的檔案，導致檔案破損、遺失、泄密

風險防控措施：

1.我局工作人員借閱利用檔案，須規范填寫相關申請表或審批表》（以下簡稱《審批表》），并須由本科室（單位）主要負責人簽字同意及蓋科章。外單位利用本局檔案，需提供單位介紹信和本人身份證明，由檔案形成科室（單位）派人按程序辦理借閱手續。

2.檔案科收到檔案借閱利用申請，審核申請借閱利用檔案是否涉密、《審批表》是否經局領導及職能科室（單位）批準等，除因涉密等原因需報批外，一般于當日提供。檔案科借出檔案，應對檔案完整性進行檢查。

3.借閱人借閱利用檔案，不得遺失、涂改、勾畫、污損、拆散、抽換和轉借檔案；利用涉密檔案，應按涉密文件管理相關規定進行使用。

4.借閱檔案用后立即歸還，最長不超過5個工作日；如確需延期借閱，須到檔案科辦理續借手續。逾期未還的，檔案科及時提醒、督促有關科室（單位）或個人歸還。檔案科辦理歸還檔案手續，認真檢查歸還的檔案是否完整齊全，如發現有污損、遺失檔案或泄密等情況，及時報告分管領導，并依據有關規定妥善處理。

(五) 檔案移交風險防控。

風險點：責任心不強，未按規定及時向市檔案局移交相關檔案。

風險事件類型：未按規定及時移交檔案，造成庫房檔案積壓；未按規定制作、保留移交檔案電子版本，影響檔案利用

防控措施：

按照《中華人民共和國檔案法實施辦法》等有關規定，檔案科向市檔案局移交形成滿一定期限的永久、長期保存的檔案。檔案科按規定統計庫藏檔案，對移交檔案進行整理，生成電子文檔，編制移交檔案目錄并留存副本，經局領導審批后，向市檔案局移交。

七、結語

 檔案管理人員只要不怕臟累，不怕困難，兢兢業業，勤勤懇懇，依照制度，抱著高度的責任感和熱愛本職崗位的事業心，有著嚴謹的工作作風，嚴格要求自己，不斷提高業務能力，熟練掌握檔案管理系統和庫房內設備的操作程序，嚴格管理庫房，保障檔案資料的安全。團結協作就一定能把檔案管理工作做好，為財政事業服務，為建設現代化服務。

    參考文獻：

        如何做好檔案管理工作