什么是數(shù)字資產(chǎn)？

    數(shù)字資產(chǎn)管理的對象是數(shù)字資產(chǎn)，而非簡單的數(shù)據(jù)。美國加州大學(xué)洛杉磯分校的琳達·泰迪克教授認為：“數(shù)字資產(chǎn)就是內(nèi)容加元數(shù)據(jù)，及內(nèi)容可被利用?！边@里包含兩個方面的要素。

    首先是“資產(chǎn)性”，數(shù)字資產(chǎn)必須具有資產(chǎn)的要素。資產(chǎn)是指機構(gòu)和個人已經(jīng)擁有的、可控的，且可以產(chǎn)生經(jīng)濟效益的資源和財產(chǎn)。數(shù)字資產(chǎn)無疑是一種資源和無形財產(chǎn)，同時它應(yīng)當(dāng)是可以通過使用獲得收益的可控資源。這意味著數(shù)字資產(chǎn)只有在被管理和利用，服務(wù)于機構(gòu)的經(jīng)濟目的時才可以被作為數(shù)字資產(chǎn)。

    另一方面是“數(shù)字性”，數(shù)字資產(chǎn)區(qū)別于其他資產(chǎn)之處在于，數(shù)字資產(chǎn)管理的對象一般是指被稱為“富媒體”的數(shù)字內(nèi)容，包括文本、影像、音視頻、網(wǎng)頁、電子郵件和編碼等。根據(jù)筆者對現(xiàn)有美國數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，實踐應(yīng)用中的數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)，大多更側(cè)重于多媒體數(shù)字資產(chǎn)的管理。這可能與美國早期數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)多由博物館、藝術(shù)機構(gòu)建立用于其館藏圖像、音視頻管理有關(guān)。但從理論上說，或從未來發(fā)展?jié)摿Φ慕嵌葋碚f，除了管理多媒體檔案之外，數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以管理任何具有資產(chǎn)價值的數(shù)字對象，包括各種集合層次的文件、再現(xiàn)環(huán)境（軟硬件、操作系統(tǒng)、文件系統(tǒng)等）、元數(shù)據(jù)及權(quán)利。

    數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)的特性

    數(shù)字資產(chǎn)管理是以資產(chǎn)管理的視角看待數(shù)據(jù)信息的管理。相應(yīng)的，數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)體現(xiàn)出將數(shù)據(jù)管理與資產(chǎn)管理相結(jié)合的特性。

    第一，數(shù)字資產(chǎn)管理不僅僅是一個簡單易用的系統(tǒng)工具，更是包含一系列管理工作和功能的過程。數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)是站在資產(chǎn)管理的角度，對管理對象進行全生命周期的全過程管理，包括數(shù)字資產(chǎn)的形成（工作流、協(xié)同、批核、元數(shù)據(jù)等）、傳遞、利用、歸檔、收集和保管等各個環(huán)節(jié)。尤其需要強調(diào)的是，數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)具備數(shù)字資產(chǎn)長期保存的功能。

    第二，基于其資產(chǎn)管理屬性，數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)與媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)、品牌資產(chǎn)管理系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)等既有聯(lián)系又有區(qū)別，其實這些都可以納入數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)的范圍。伊麗莎白·弗格森·凱思立在《數(shù)字資產(chǎn)管理》一書中認為，“文檔管理系統(tǒng)是上述諸系統(tǒng)中最接近數(shù)字資產(chǎn)管理的一類系統(tǒng)，其本質(zhì)就是數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)，只不過文檔管理系統(tǒng)側(cè)重于基于法律或者經(jīng)營目的對文檔進行管理，包括把照片或圖片與文檔關(guān)聯(lián)，但是對于圖片是否可以再現(xiàn)則無特殊要求”。數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)與機構(gòu)現(xiàn)有的如檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館系統(tǒng)等，可能存在功能交叉，具體實施時，數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)允許靈活處置，既可以替代已有的相似系統(tǒng)，也可以與其進行銜接集成。而對于內(nèi)容管理系統(tǒng)或網(wǎng)頁內(nèi)容系統(tǒng)，由于其功能在于為網(wǎng)頁發(fā)布而存儲相應(yīng)信息內(nèi)容，不具備長期存儲和再現(xiàn)信息的功能，因而這些信息內(nèi)容不屬于數(shù)字資產(chǎn)和數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)范疇。

    第三，數(shù)字資產(chǎn)管理是以系統(tǒng)構(gòu)建為核心的機構(gòu)數(shù)字資產(chǎn)管理戰(zhàn)略。在當(dāng)下的信息時代，數(shù)據(jù)已經(jīng)不僅是企業(yè)經(jīng)營中產(chǎn)生的附加產(chǎn)物，更不是必須額外花費成本清理的數(shù)字垃圾，而是企業(yè)經(jīng)營活動的重要依據(jù)和資源，有效利用數(shù)據(jù)可以起到節(jié)省成本、增加效率的功能，比如一些新型的信息化企業(yè)，如大數(shù)據(jù)公司、搜索引擎公司其主要資產(chǎn)即為數(shù)據(jù)。還有一些企業(yè)，形成的數(shù)據(jù)具有迅速變現(xiàn)價值，如電視臺廣播電臺的影像資料檔案。對于這些企業(yè)的經(jīng)濟價值，已經(jīng)不能簡單以傳統(tǒng)的資產(chǎn)會計準則來衡量，而是應(yīng)該將企業(yè)的數(shù)據(jù)賦予資產(chǎn)屬性，并以企業(yè)資產(chǎn)管理的維度來進行數(shù)據(jù)管理、利用，從而增加企業(yè)估值，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益。此類企業(yè)已經(jīng)逐漸意識到企業(yè)數(shù)據(jù)的重要性，并越來越愿意將企業(yè)數(shù)字資產(chǎn)管理放在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略高度來對待。從機構(gòu)發(fā)展戰(zhàn)略角度來看，數(shù)字資產(chǎn)管理包含機構(gòu)資產(chǎn)管理規(guī)劃、制度建設(shè)、技術(shù)標準建設(shè)、工作流程建設(shè)等諸多要素。

    數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)在美國的實踐

    在美國的早期實踐中，數(shù)字資產(chǎn)管理多被博物館、藝術(shù)機構(gòu)用于圖像、音視頻等類型檔案的管理，這使得數(shù)字資產(chǎn)管理在多媒體檔案管理方面有很多獨到之處。如哈默博物館使用的NetX系統(tǒng)、美國電影藝術(shù)與科學(xué)學(xué)院使用的Opentext系統(tǒng)等。隨著數(shù)字資產(chǎn)管理的觀念深入人心，美國的很多機構(gòu)開始研發(fā)數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)。美國2018年對138家數(shù)字資產(chǎn)管理產(chǎn)品的測評結(jié)果顯示，得到五星的數(shù)字資產(chǎn)管理產(chǎn)品有11家。如檔案界比較熟悉的Opentext、Adobe公司都開發(fā)了自己的數(shù)字資產(chǎn)管理產(chǎn)品，他們都在數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)中融入了較有特色的文檔管理功能，使之更符合數(shù)字資產(chǎn)管理的理念與定位。

    根據(jù)筆者研究，美國的數(shù)字資產(chǎn)管理成熟度模型將衡量數(shù)字資產(chǎn)管理成熟度水平的要素劃分為人員、信息、系統(tǒng)和流程四大要素，其中，人員包括技術(shù)人員、業(yè)務(wù)人員和協(xié)調(diào)人員；信息包括資產(chǎn)、元數(shù)據(jù)、再利用、檢索利用和利用案例；系統(tǒng)包括廣泛度、安全、可用性和基礎(chǔ)設(shè)施；流程包括工作流、治理和集成。每個要素又分為5個等級，即臨時、初始、已形成、操作使用和最佳。使用該模型既可以對機構(gòu)數(shù)字資產(chǎn)管理水平進行（自）評估，也可以將其作為機構(gòu)建設(shè)數(shù)字資產(chǎn)管理的重要參考依據(jù)。

    數(shù)字資產(chǎn)管理的前景和趨勢

    綜上可見，數(shù)字資產(chǎn)管理與其說是一個新事物，毋寧說是一種新觀念。簡而言之，這種新觀念是將數(shù)字對象作為資產(chǎn)進行管理，一方面將管理對象的地位提升到機構(gòu)資產(chǎn)的高度，強調(diào)了其價值及重要性；另一方面強調(diào)只有對機構(gòu)各類數(shù)字數(shù)據(jù)實施全生命周期的整體化管理，并加以有效的利用才能實現(xiàn)其資產(chǎn)價值。我們完全可以相信，在一個已經(jīng)存在海量數(shù)據(jù)亟待整理和挖掘的信息時代，在一個企業(yè)可以依靠數(shù)據(jù)生存且可以單純利用數(shù)據(jù)產(chǎn)生經(jīng)濟效益的新商業(yè)時代，這種新觀念是按照信息時代的發(fā)展規(guī)律應(yīng)運而生的。我們可以堅信，隨著數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)功能的日趨完善以及其靈活的實施路徑，數(shù)字資產(chǎn)管理在機構(gòu)檔案信息化管理活動中將具有極大的發(fā)展空間和應(yīng)用潛力。因此，我們熱切期盼，我國檔案學(xué)界應(yīng)當(dāng)開始關(guān)注數(shù)字資產(chǎn)管理的發(fā)展趨勢和方向，增強數(shù)字資產(chǎn)管理的國際學(xué)術(shù)交流，增加對數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)的研究，呼吁并鼓勵產(chǎn)業(yè)政策的出臺及企業(yè)會計、資產(chǎn)管理等方面標準的轉(zhuǎn)型，深入擁有大量數(shù)據(jù)資產(chǎn)的企業(yè)機構(gòu)進行調(diào)研，在實踐中研究、開發(fā)和推廣適合我國機構(gòu)和企業(yè)實際的數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)。

   （作者：張寧）

 原載于《中國檔案報》2018年7月12日 總第3244期 第三版