新干縣檔案局

（2017年11月 28 日）

尊敬的各位領導、各位同仁：

近年來，隨著社會信息化進程的不斷加快，信息技術的發展與廣泛應用，給傳統的檔案工作提出了挑戰。檔案工作的數字化建設成為新時代檔案工作和廣大人民群眾的新需求。為此，新干縣檔案局順應潮流，適應新時代發展，爭取檔案數字化項目列入全省首批試點，經過兩年的實踐，檔案數字化工作取得了階段性成效。下面，簡要匯報一下我局檔案數字化項目有關情況，不妥之處，敬請批評指正。

截止目前，新干縣檔案館館藏檔案資料共69856卷70128件，其中檔案61165卷70128件，資料8691冊。我局檔案數字化項目于2015年采用電子化公開招投標方式，確定中標單位，經過雙方共同努力，目前項目順利完成建設任務，全部數據經檢測合格，并上傳省區域平臺。數字化檔案共2.6萬卷2.8萬件，數據化成果圖像數據共232.6萬幅，目錄數據共31.4萬條，其中案卷級目錄2.6萬條，文件級目錄28.8萬條。圖像數據分別以彩色JPEG、雙層PDF兩種格式儲存，其中，JPEG格式以300DPI形成的全文數據、每幅圖像大小在1.0MB以上。在具體工作突出做到“四個強化”：

一、強化組織保障，確保檔案數字化“糧草先行”

一是制定建設方案。我局高度重視檔案數字化工作，將檔案數字化工作列入重要議事日程，成立了檔案數字化項目建設領導小組，由一把手負總責，分管領導具體負責。縣政府印發了《新干縣數字檔案館建設方案》，將數字化工作列入了年度工作內容，有效推進館藏檔案數字化工作。

二是加強學習培訓。做好檔案數字化工作，人才是關鍵。為此，我局多次組織工作人員參加省檔案局舉辦的檔案數字化培訓班學習，并通過QQ在網上向省局行家里手學習。同時組織人員到其他縣市考察學習檔案數字化工作。通過多方面學習，更好地理解和掌握檔案數字化的基本要求，提高檔案數字化的操作能力。此外，抓好中標公司員工培訓，公司進場前，組織中標公司相關人員到省局檔案數字化現場觀摩學習。

三是多方籌措資金。做好檔案數字化工作，資金是保障。我局積極向上級爭取數字化項目資金，2015年，爭取到省級檔案數字化項目專項資金70萬元。縣委、縣政府高度重視檔案數字化工作，縣級財政下撥檔案數字化配套資金60萬。近年來，我局購買了計算機、打印復印一體機、數碼相機以及掃描儀、防磁柜、路由器、交換機、移動硬盤等數字化設備，工作人員每人配備了一臺計算機，為做好檔案數字化提供了物質基礎。

二、強化安全管理，確保檔案實體和信息“雙保險”

一是建立健全制度。我局制定了檔案數字化現場管理制度、檔案實體管理制度以及檔案信息安全管理制度等檔案數字化相關制度，中標公司也制定了項目管理條例和檔案數字化加工規范等文件，用制度實現管人管事。

二是加強現場管理。按照《檔案數字化外包安全管理規范》等有關規定，我局檔案數字化場地與辦公室分開，配有兩間單獨房間，檔案整理、掃描、圖像處理、目錄著錄等工作區域設置合理；項目現場有檔案柜，數字化加工區域外設置專門區域放置個人手機、茶杯、包等物品，工作場所安裝了門禁系統，項目現場及走廊安裝了全方位視頻監控系統，全程錄像監控，做到現場管理的數字化和全程化。

三是嚴格實體管理。我局嚴格要求外包公司對檔案原件出庫登記、搬運、拆卷、掃描、錄入、裝訂、入庫核對等數字化操作和處理過程進行流程再造，嚴格程序、規范操作，檔案實體出入庫必須及時辦理好清點交接手續，最大限度地保護檔案原件，避免檔案原件的損壞、撕裂、污染等不可逆損傷。

四是抓好檔案信息安全管理。檔案數字化項目現場所有數據接口全部封閉，沒有搭建無線網絡。檔案數字化中標公司必須有自己的軟件開發隊伍，數字化加工使用自主設計開發的軟件，統一購買使用國產掃描儀及電腦等設備。撤場的存儲設備全部進行了格式化，并經我局確認后方可撤場。同時做好數字化成果備份工作，均用移動硬盤備份三套，防止數據丟失。

三、強化質量管理，堅持一把“尺子”量到底

一是嚴格技術標準。我局組織數字化公司認真學習國家檔案局《紙質檔案數字化技術規范》、《文書類電子文件元數據方案》以及江西省檔案局《江西省紙質檔案數字化管理與技術規范》《江西省文書類電子檔案著錄與數據格式規范》等檔案數字化相關標準規范，熟悉掌握標準，嚴格按照標準進行操作加工，并按照標準進行指導、抽查、質檢驗收，確保檔案數字化目錄數據和圖像數據成果符合上級部門業務標準。

二是做好前處理規范。數字化前處理規范是做好數字化工作的前提條件。為此，我局科學劃分檔案館全宗，建立健全機讀目錄，花費十余萬元聘請人員將建國后檔案目錄輸入計算機，并根據業務規范，不斷健全目錄項內容。目前，縣檔案館建國后檔案基本建立了計算機目錄，共40余萬條目錄數據。

三是及時抽查整改。我局指定專人加強監督指導檢查，每天到現場對各環節查看，對于檢查過程中發現的問題，立查即改，確保數字化項目加工程序規范操作，質量符合標準。針對該公司數字化加工原始系統出現的部分元數據缺失問題，及時與省局溝通聯系，在省局的指導下完善系統，及時把數字化元數據全部捕獲到位。對于目錄中的人物項，做到一個不漏全部補錄。對其它環節發現的問題，如圖像裁剪、圖像命名等出現的問題，該公司也及時進行了整改，減少了重復操作。

四是嚴格質檢驗收。在中標公司做好對數據全面進行質檢的同時，我局另安排專人在其系統里對數據進行質檢，公司做好一批數據后，我們進行二次質檢，第一次質檢抽檢比例20%，第二次抽檢10%，具體對圖像數據如分件錯誤、漏掃、歪斜等，目錄數據如錄入錯誤、著錄不完整等方面進行質檢，對于查閱利用率高的民生檔案，如知青辦、經貿委、人事社局檔案我們進行了三次質檢，合格率均高于95%。質檢中，共發現圖像300余幅錯誤，目錄600余條錯誤，全部予以糾正。對于移交的成果數據，我們重點對圖像、目標數據進行查驗，圖像是否屬JPG、存儲雙層PDF兩種格式，目錄項目是否規范，等等，抽查基本無誤才確認驗收。

四、強化成果利用，滿足群眾的美好需求

一是優先安排數字化對象。縣檔案館館藏建國后檔案全宗單位100余個，內容豐富，種類繁多，我局堅持實用原則，優先選擇重要全宗檔案、民生檔案等利用頻繁檔案進行數字化，第一期將縣委辦、縣政府辦、縣人社局等37個單位的文書檔案及婚姻檔案、退伍軍人檔案、土地房屋產權檔案等民生檔案全部進行了數字化。

二是邊驗收邊上傳平臺。2016年我局接通了省檔案區域平臺，在數字化過程中，我局預驗收一批數據，向省平臺上傳一批數據，既可以及時發現一些問題，有效改進錯掛漏掛等現象，又確保了上傳進度，推進數字化整體工作進度。目前，已將全部29萬條目錄和30萬畫幅PDF圖像數據上傳省檔案區域平臺，推進全省檔案信息資源共享。

三是提升利用成效。做好檔案數字化最終目的是為社會各界提供更加方便快捷的服務，以滿足人民群眾對檔案利用的美好需求。如今，只需在電腦上點擊鼠標，就可以快捷完成查閱檔案、打印等相關工作，基本上無需到庫房調閱檔案，實現從登記到出具證明做到立等可取，極大地節省了時間，提升了工作效率。今年以來，我局利用數字化成果接待查閱檔案1000人以上，受到了廣大群眾的好評。

雖然我局檔案數字化工作取得了初步成績，但與上級要求和兄弟縣市相比，還有一些不足之處，有許多需要改進的地方。下一步，我們將以此次驗收為契機，進一步加大學習力度，強化日常管理，完善檔案數字化工作，為推進數字檔案館建設打下堅實的基礎，更好地服務經濟社會發展。

謝謝大家！