因紙質檔案的重要性及易于受到多方面的影響和危害，必須采取積極、正確、科學、行之有效的方法，創造最佳的保管條件，確保紙質檔案的安全。
1、采取正確的防光措施
紙質檔案保管庫房、陳列室、收藏室應采用百葉窗、厚窗簾(雙層外黑內紅)，盡量避免陽光直射。
嚴格控制照明度，一般以30-50Lux為宜。
安裝防護玻璃罩，或在普通玻璃罩上涂紫外吸收劑和使用防紫外膠片。
2、保持適合于紙張保管的溫濕度
紙質檔案的庫房，應保持適當的溫濕度，有條件時可采用恒溫、恒濕空氣調節器。
溫 度 15～18℃，最高不超20℃
相對濕度 50％～60％
也可采用室內自然通風與防潮相結合的經濟、簡便、安全的措施。
3、采取正確的防塵措施
紙質檔案庫房應建在遠離化工廠、鍋爐房、實驗室及人口喧鬧區。
庫房墻壁、地面，應堅硬光滑，不易積塵，便于清除。
進入紙質檔案庫房的人員，應更換干凈的工作服，并在進入時應經強風吹塵，防止灰塵帶入。有條件時，可安裝凈化、過濾、除塵系統。
4、采取正確的防有害氣體措施
安裝除有害氣體及空氣凈化系統或行之有效的方法除去藏室內的水蒸氣、SO2、NO2、CO2、C12、HCl、H2S等。為經濟計，可將生石灰(CaO)裝入有通氣孔的木箱中，使與庫房中的有害氣體反應生成相應的鈣鹽。
5、防生物危害
紙質檔案物入庫時，一定經過殺蟲滅菌，且要觀察一段時間，確認無蟲害、無菌害后才能入庫保存，且還要定期不定期檢查。在刷藏室墻壁、地板的油漆、涂料中加入防腐、防霉、殺蟲劑。
除滅檔案害蟲的方法：
殺滅害蟲的方法主要有化學方法和物理方法。①化學殺蟲法。使用化學殺蟲劑將害蟲殺滅。根據檔案成卷成疊存放，檔案害蟲棲息在縫隙、裝訂線等隱蔽處以及害蟲的呼吸特點等因素，殺死檔案害蟲用熏蒸劑較多。常見的熏蒸劑有環氧乙烷、磷化鋁等。②物理殺蟲法。物理除滅法主要有高低溫殺蟲、射線輻照殺蟲、氣調殺蟲等。
環氧乙烷簡稱EO，氧化乙烯或一氧三環，是一種易氣化、活性大、滲透性很強的化學熏蒸劑，它極強的穿透力不僅對紙張表面的微生物和害蟲有殺滅效果，而且能穿透到紙質纖維內部，對檔案的消毒殺蟲非常有利。
環氧乙烷殺菌廣譜性好，可在常溫下殺滅各種微生物，包括芽孢、結核桿菌、細菌、病毒、真菌等。其殺菌原理是由于它能與細菌蛋白質分子中的羧基（-COOH）、氨基（-NH2）、羥基(-OH)、巰基（-SH）等發生烷基化反應，造成蛋白質失去基本代謝中需要的反應基因，阻礙了細菌蛋白質正常的化學反應和新陳代謝，反而導致微生物死亡。環氧乙烷是易燃、易爆的有毒氣體，分子式C2H4O,具有芳香的醚味。在室溫條件下，很容易揮發成氣體，當濃度達到3%時，可引起爆炸，因此，環氧乙烷殺菌采用較安全的40%環氧乙烷混合氣體（40%環氧乙烷、60%二氧化碳），既提高了使用的安全性又可降低藥劑殘留。環氧乙烷還對纖維素紙張無腐蝕作用，也不會使字跡褪色。環氧乙烷易溶于水，水解產物乙二醇毒性低，可采用水吸收法治廢（環氧乙烷與水發生化學反應生成乙二醇。化學方程式： C2H4O + H2O= C2H6O2）。
環氧乙烷滅菌工藝流程
環氧乙烷滅菌工藝流程大致包括：“準備-開機-開進料門-裝箱-關進料門-加熱-保溫-預真空-保壓-加濕-加藥-滅菌-清洗（換氣）-開進料門-出箱-關出料門” 等過程。環氧乙烷-二氧化碳混合氣體熏蒸滅菌參數：40%環氧乙烷混合氣體4.5千克/3立方，溫度40℃，相對濕度40-55%范圍內熏蒸14小時，可使滅菌指示片紅色變藍色，完全達到有效滅菌的結果。
環氧乙烷滅菌的安全防護
首先，包裝物品上不應有水滴存在，因為物品上的有機物影響氣體的穿透，環氧乙烷遇水可稀釋和水解（環氧乙烷與水化學反應生成乙二醇），影響滅菌效果。其次，環氧乙烷的穿透力強，但也有一定限度，所以滅菌物品不易太厚。第三，環氧乙烷氣體易燃易爆，在空氣中濃度超過3%遇到明火可能引起爆炸，且是對人體有毒。每次滅菌，包括檔案物品入柜和出柜，必須做好預防措施，穿長袖工作服，戴口罩，帽子，手套，必要時戴防護面罩，嚴禁穿有釘的鞋，進入現場嚴禁吸煙，并開防爆軸流風機進行通風。第四，工作中，出現頭暈、惡心、面麻、口麻、皮膚瘙癢等癥狀時，立即離開工作現場，到通風良好的環境吸入新鮮空氣，嚴重者及時送醫院診治。
