城建部門的聲像檔案是其在業(yè)務(wù)活動中形成的，以攝錄為手段，以感光膠片和磁性材料為載體的檔案。由于聲像檔案具有客觀、真實(shí)、形象、生動等特點(diǎn)，它在記錄和反映各項(xiàng)工作和活動時，具有以文字為記錄手段、以紙張為載體的檔案所不能替代的獨(dú)特作用，在城建工作和活動中尤為如此。一個城市的變化、變遷是不斷發(fā)展的，動態(tài)的，如果用聲像檔案記錄來表現(xiàn)，它對人們的影響力、感染力、作用力將是巨大的。因此做好它的收集工作，將是我們留給后人的一筆巨大財富。然而，目前我們不少城建檔案部門還沒有認(rèn)識到這項(xiàng)工作的重要，使得這項(xiàng)工作的開展一直較為滯后，收集的聲像檔案數(shù)且少之又少，不僅直接影響到城建檔案部門的基礎(chǔ)工作，影響到檔案的齊全完整，而且還影響到檔案的提供利用和作用的發(fā)揮。筆者以為，不重視聲像檔案收集工作的原因癥結(jié)主要來自以下兩方面:    
　　第一，城建業(yè)務(wù)部門不注意聲像檔案的形成和積累。這當(dāng)中有三種情況:一是有的單位本身就缺少產(chǎn)生形成聲像檔案的設(shè)施設(shè)備，因此，也就不可能有聲像檔案可收。二是有的單位有條件卻不知道利用條件去拍攝一些珍貴的場面、原景和實(shí)物，事過境遷，錯過良機(jī)。三是有的單位雖然形成產(chǎn)生了聲像檔案，但疏于積累和管理，加之缺乏必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，聲像檔案或散失、或損壞、或被有的人據(jù)為己有，最終還是沒能收集上來。    
　　第二，城建檔案部門不注重聲像檔案的指導(dǎo)和收集。首先，表現(xiàn)在檔案工作人員業(yè)務(wù)生疏，第一不知道聲像檔案門類的構(gòu)成和該收集的范圍，不清楚聲像檔案的重要性;第二聲像檔案形成的規(guī)律性不強(qiáng)，不知道怎樣收集。第三遇到積存較多的聲像檔案不知怎么整理，工作難度大，不去收集。其次，檔案工作人員缺乏責(zé)任感。一是規(guī)章制度的制定和執(zhí)行不到位，使得業(yè)務(wù)單位在移交聲像檔案的工作中無依據(jù)，無約束，隨意性大。想交就交，想交多少就交多少，工作被動。二是檢查、監(jiān)督措施不到位。檔案部門是較直接也比較容易發(fā)現(xiàn)間題的部門，但不少檔案部門對基層單位不形成、不次集、不移交聲像檔案的間酗]熟視無睹，不指導(dǎo)、不要求、不檢查、不督促、不采取任何措施，持一種放任自流的態(tài)度，缺乏應(yīng)有的責(zé)任感。    
　　問題的癥結(jié)找到了，關(guān)鍵的一點(diǎn)就是如何采取有效措施，解決好這些問題。    
　　一、城建部門要提高對聲像檔案特殊作用的認(rèn)識    
　　聲像檔案的特殊作用在城市建設(shè)工作和活動中顯得尤為重要，是任何一種載休的檔案所不能比擬的。它通過靜止或生動的畫面、聲音再現(xiàn)一個城市的歷史原貌，以及日新月異的變化，會給人們留下一個美好的對比和回憶，因此，城建部門的檔案館(室)應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，指導(dǎo)好聲像檔案的形成和歸檔工作，一方面保證各門類檔案的齊全完整，更好地提供利用，另一方面也給國家積累檔案打下一個良好的基礎(chǔ)。    
　　二、宣傳貫徹《檔案法》，建立激勵機(jī)制    
　　第一，各有關(guān)部門要認(rèn)真宣傳貫徹《檔案法》，依法辦事。對那些不按規(guī)定要求收集、移交聲像檔案的部門和個人，要給以嚴(yán)格的處罰。第二，做好聲像檔案的收集工作還需要把聲像檔案移交工作納人到相關(guān)部門和人員的目標(biāo)考核、達(dá)標(biāo)升級、評先選優(yōu)、職稱評定等工作中去，通過建立激勵機(jī)制來考核他們工作的業(yè)績、業(yè)務(wù)熟練程度、責(zé)任心的大小，從而調(diào)動他們的工作積極性。    
　　二、相關(guān)部門要各負(fù)其責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)    
　　作為城建部門，尤其是業(yè)務(wù)部門或宣傳部門平時注意在一個工程開始或一個項(xiàng)目改造之前。拍攝、留存大量聲像檔案，為日后的整理歸檔積累檔案。作為城建部門檔案室來說，一方面要增強(qiáng)聲像檔案意識，建立切實(shí)可靠的聲像檔案收集、整理、保管、移交制度，每年都要按整理要求和其他門類的歸檔工作結(jié)合一并進(jìn)行。另一方面，做好業(yè)務(wù)部門聲像檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，要教會他們?nèi)绾伟l(fā)現(xiàn)、形成、積累、整理、移交聲像檔案，要讓他們充分認(rèn)識到做好城建部門聲像檔案工作的重要意義，從自身做起，從源頭做起，為接收工作打下良好的基礎(chǔ)。在建有城建檔案館的城市，在接收檔案的過程中，如發(fā)現(xiàn)缺少聲像檔案，應(yīng)及時向基層檔案室甚至業(yè)務(wù)部門提出，并盡快采取相應(yīng)的措施。如果間題嚴(yán)重，還可直接向行政管理部門反映和提出意見。