紙質歸檔文件-裝訂需求類型和裝訂方式選擇

5.1　裝訂需求

根據歸檔文件保管期限和整理要求，歸檔文件裝訂需求分成5 類：

a）類型A：永久保管；

b）類型B：定期30 年保管，需要移交檔案館；

c）類型C：定期30 年保管，不需要移交檔案館；

d）類型D：定期10 年保管；

e）類型E：需永久或定期保管，但尚未完成整理、數字化工作，需要臨時固定。

5.2　裝訂方式

5.2.1　歸檔文件裝訂一般采用線裝法（T1 直角裝訂、T2 縫紉機軋邊裝訂、T3 三孔一線裝訂）、變形材料裝訂法（T4 不銹鋼訂書釘裝訂、T5 不銹鋼夾裝訂）、粘接法（T6 漿糊裝訂）、封套法（T7 封套裝訂）4 個類型7 種方式。

5.2.2　歸檔文件裝訂不得使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等可能對歸檔文件造成危害或固定效果不佳的裝訂方式。

5.3　裝訂方式選擇

5.3.1　類型A 對應裝訂方式：T1、T2、T3；T4、T6。具體來說：

a）永久保管的歸檔文件，宜采用線裝法裝訂。歸檔文件頁數較少的，采用手工進行直角裝訂（T1）或縫紉機軋邊裝訂（T2），頁數較厚的，采用三孔一線裝訂（T3）。

b）永久保管的歸檔文件，可采用不銹鋼訂書釘裝訂（T4）、漿糊裝訂（T6）。不銹鋼訂書釘、漿糊材質應滿足歸檔文件永久保管的需要。頁數較少的，采用不銹鋼訂書釘裝訂（T4）或漿糊裝訂（T6），頁數較多的，采用不銹鋼訂書釘裝訂（T4）。

c）永久保管的歸檔文件，不可使用不銹鋼夾裝訂（T5）、封套裝訂（T7）。

5.3.2　類型B 裝訂方式和要求按照5.3.1 執行。

5.3.3　類型C 對應裝訂方式：T1、T2、T3、T4、T6；T5、T7。具體來說：

a）定期30年保管，不需要移交檔案館的歸檔文件，宜采用線裝法裝訂。歸檔文件頁數較少的，采用手工進行直角裝訂（T1）或縫紉機軋邊裝訂（T2），頁數較厚的，采用三孔一線裝訂（T3）。

b）定期30年保管，不需要移交檔案館的歸檔文件，可采用不銹鋼訂書釘裝訂（T4）、漿糊裝訂（T6），不銹鋼訂書釘、漿糊材質應滿足歸檔文件長期保管的需要。頁數較少的，采用不銹鋼訂書釘裝訂（T4）或漿糊裝訂（T6），頁數較多的，采用不銹鋼訂書釘裝訂（T4）。

c）定期30年保管，不需要移交檔案館的歸檔文件，也可采用不銹鋼夾裝訂（T5）、封套裝訂（T7）。

5.3.4　類型D 對應裝訂方式：T1~T7。

定期10年保管的歸檔文件，可采用直角裝訂（T1）、縫紉機軋邊裝訂（T2）、三孔一線裝訂（T3）、不銹鋼訂書釘裝訂（T4）、不銹鋼夾裝訂（T5）、漿糊裝訂（T6）、封套裝訂（T7）任意一種方式裝訂。

5.3.5　類型E 對應裝訂方式：T5、T7。

永久或定期保管，但尚未完成整理、數字化工作，需要臨時固定的，宜采用不銹鋼夾裝訂（T5）、封套裝訂（T7）（見附錄A）。