高等學校檔案實體分類法——檔號的編制

（一〕檔號：

是存取檔案的代號，排架的依據，必須反映高等學校檔案的分類體系和物理位置。

（二）檔號編制的原則：

必須符合唯一性、合理性、穩定性的要求，即同一檔案部門內的檔案不得重號；方便插卷，使其有充分擴展的余地；不能隨意變動；能適應計算機管理的需要，發揮排架、檢索的雙向功能。

（三）檔號結構、模式和標識：

1．檔號包括年度號、分類號、案卷號三個部分。

年度號由四位阿拉伯數字組成。

分類號是檔號的主體，一般由一、二級類目代號組成，也可僅由一級類目組成。少數擴展到三級類目者，還應把三級類目代號包括進去。分類號究竟包含幾級類目，由各校自行掌握。比如：“黨委會議記錄”的分類號，由一級類目組成者力“DQ”；由二級類目組成者為“DQ11”；由三級類目組成者為“DQ11ⅹⅹ”

案卷號同樣有特定的含義。它是按所選擇的分類號中最下位類順序編碼。由于案卷數量不同，案卷號可不限級數。

2．檔號的模式。

本法規定為：

年度號十分類號十案卷號

對于庫藏有多個全宗的院校，原則上應在年度號前加全宗號。標識到文件級的，還應在案卷號后面加件號。

3．檔號的標識。

采用漢語拼音和阿拉伯數字相結合的混合號碼制。全宗號、年度號、分類號、案卷號、件號之間，用連接符號“一”連結。例如： 1990年內容是學籍管理的第23號卷的檔案，可標為：1990一JXl4一23。

（四）檔案的實體排架問題：

從維護檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限。但編定檔號前，在不影響案卷之間有機聯系的前提下，可將永久、長期排在前面。

本法規定的檔號模式屬分段開放型編號方法，各校在按檔號排架時，可根據案卷數量、自身條件，既可按一級類目——年代縱向排列，也可按年度——類目橫向排列。