檔案利用典型實例是檔案管理人員利用館藏檔案提供的資料為政治、經濟和社會發展帶來直接或間接的重大社會或經濟效益的典型實例。它具有交流檔案工作經驗、宣傳檔案工作和檔案法規、反饋檔案利用成果的作用。
　　
　　一、實例編寫要素：
　　
　　1、利用者的單位、姓名、身份；
　　
　　2、檔案利用的地點、時間及部門；
　　
　　3、檔案利用的目的；
　　
　　4、檔案利用的內容、數量、人數；
　　
　　5、檔案利用所產生的效果（資金增值或節省、人力、物力提高效率的比例和社會效果、社會反響等）；
　　
　　6、鮮明準確的標題。
　　
　　二、注意事項
　　
　　1、 實例應具有典型意義或代表性；
　　
　　2、編寫要素要齊全，敘述要完整；
　　
　　3、具有事實依據，效果反饋合理估算，不編造夸大事實；
　　
　　4、兼具利用結果與過程。
　　
　　示例一：
　　

　　
　　2013年1月7日，潁州區XX協會辦公室的XXX同志又來到市檔案局XX科，他要查找食品公司招用地帶工的批復，這是他第三次到來。由于他上兩次提供的時間有誤，XX科的同志沒有查到他需要的檔案。市食品公司現在正在進行企業改制，因為人員分流問題有很多工人到潁州區XX協會上訪，所以很迫切地需要查找到這份文件。由于年代久遠，加上工人不配合，他們也很難搞清楚這份文件的具體時間，所以XX科的同志雖然已經給他仔細查找兩次，但都沒有查到。這部分檔案XX科尚未錄入電腦，如果利用者不提供出準確的時間，查檔將很困難。看到XXX同志實在很著急，XX科的同志不怕麻煩，采取大海撈針的方式，再次仔細查看檔案目錄，把有可能存在需要查找的檔案1983-1986年四個年度的案卷全部從庫房調出，細細翻閱。功夫不負有心人，終于從原阜陽小市勞動局1986年的一卷中查找出所需材料一份，這份文件詳細記錄了市食品公司招用地帶工的名單。XXX握著XX科同志的手激動地說：“太謝謝你們了，有了這份原始的檔案，我們就可以解決工人上訪的問題了。”
　　
　　示例二：
　　

　　
　　2013年6月18日下午，市檔案局管理XX科人員剛到辦公室，就進來一位滿頭大汗拄著雙拐的中年女同志，經過尋問才知道她是原阜陽汽車配件廠的一位職工名叫XXX，后來單位又改名為皖北商業服務大樓，到了退休年齡的XXX檔案里缺份94年的調資表，不能正常辦理退休手續。看到其焦急期待的神情，接待人員安慰她說：“你別急，我們會給你仔細查找的”。當把所需要的這份94年工調文件復印件送到她手里時，她激動地熱淚盈眶，感激地說：“真沒想到你們把檔案保管的真好，都好多年了還能找到，這下就可以到人社局辦理退休拿工資了，真是太感謝你們了。”
　　
　　示例三：
　　

　　
　　2013年10月11日下午，有兩位同志前來阜陽市檔案局（館）XX科查閱檔案，由于兩位同志年齡偏大，敘述不清楚，又記不起具體的時間，只記得在上世紀八十年代，據說當時阜陽地區行署下發了一份落實政策的文件。由于當時家庭出事，沒有去找有關部門落實。如今哥哥XXX已是76歲高齡，原任洛杉磯安徽同鄉會總干事，古稀之年，思鄉心切，準備葉落歸根，回阜陽老家來養老。在敘述中，兩位老同志只記得1949年的時候他們家的房屋連土地都被占用了，需要查找相關證明材料。經過工作人員耐心反復的查找，終于在市政府辦公室的檔案全宗里找到了文件。兩位老同志激動的說：沒想到阜陽市檔案局的工作人員業務之精，效率之高，在我們不能準確提供線索的情況下，用很短的時間就找到我們所需要的材料。你們這里存放的材料真全、真好，都幾十年了，也能找到，這一次我們拿著這份文件可以去解決遺留了幾十年的問題了，真是非常感謝你們。可以圓了我哥哥的這個葉落歸根回家養老的夢了。