科技文件材料的歸檔

（一）科技文件材料歸檔前的檢查

     科技文件材料的歸檔是指將企事業單位內部各職能部門和所屬單位在各項工作和活動中產生和形成的、具有保存價值的文件材料，按照歸檔制度移交給企事業單位檔案部門集中保存的過程。

           對歸檔的文件材料進行檢查，主要包括以下三個方面：

           1.檢查歸檔文件材料的質量是否符合要求

           2.檢查歸檔文件材料是否完整齊全

           3.檢查歸檔文件材料是否經過系統整理

（二）科技文件材料歸檔制度

    歸檔制度中的有關歸檔要求，既要體現在相關管理制度中，又要體現在檔案管理制度中，并做到彼此銜接。

1.歸檔范圍　　

    確定歸檔范圍的標準：

    確定歸檔范圍，就是確定一個單位內哪些科技文件材料應該歸檔。確定歸檔范圍的標準是：科技文件材料是否具有保存價值。凡是直接記錄和反映本單位科技、生產活動的，具有現實和長遠保存價值的科技文件材料，都應列入歸檔范圍。

    確定歸檔范圍的基本方法：

          （1）研究和分析本單位科技、生產活動的范圍，從而掌握本單位在科技、生產活動中形成的科技文件材料的種類和成分，確定歸檔范圍中應包括哪些方面的科技文件材料。

          （2）掌握本單位基本職能活動，將本單位在基本職能活動中形成的科技文件材料作為歸檔范圍的主體，并研究和分析圍繞其基本職能活動進行的其他科技、生產活動中形成的科技文件材料，從而確定這些科技文件材料的歸檔范圍。

          （3）正確劃定本單位科技文件材料與科技資料、科技文件材料與文書材料的界限。

          （4）根據國家及專業主管部門確定的科技文件歸檔范圍，結合本單位實際，確定具體的科技文件材料的歸檔范圍。

    幾種主要科技文件材料的歸檔范圍：

          （1）科研項目文件材料的歸檔范圍。

          （2）基建項目文件材料的歸檔范圍。

          （3）產品生產和設備儀器文件材料的歸檔范圍。

2.歸檔時間

    科技文件材料何時歸檔為宜，應以科技生產活動的特點與規律合理確定。

    （1）項目結束后歸檔。

（2）按文件單元歸檔。科技文件材料具體歸檔形式有兩種：

①按項目階段歸檔。

②子項結束后歸檔。

    （3） 按年度歸檔。

（4）隨時歸檔。

3.歸檔份數

    歸檔份數是指同一項科技文件應歸檔幾份。需要確定科技文件歸檔份數時，要考慮以下幾方面:

    （1）要考慮歸檔材料的重要程度。尤其是永久文件，要視情況，應歸檔若干份副本供日常使用。

    （2）要考慮開架閱覽的需要。對利用頻繁的、不保密的科技文件材料應多復制一份副本供開架閱覽使用。

（3）根據國家有關規定，凡需要上報上級有關部門或科技專業檔案館的文件材料，應對歸檔的份數做出相應規定。

4.歸檔要求

（1）歸檔工作的主體。

（2）歸檔文件的質量。

（3）建立科技文件材料歸檔審批制度。

5.歸檔手續

    科技文件材料履行歸檔手續有兩層含義：

    一是由科技人員編制項目歸檔說明書，對項目來源、技術水平、實施過程及歸檔文件質量等作簡介，其作用是便于歸檔驗收，同時能為以后編制項目級檢索工具提供依據，這對于利用者是十分重要的參考。

    二是填寫移交清單。這是對科技文件材料進行接收和歸檔的憑證，便于交接雙方分清責任。