近年來(lái)，城市軌道交通迅速發(fā)展，并成為城市建設(shè)的重要組成部分。2017年8月2日，《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規(guī)范》（DA/T 66—2017）正式發(fā)布，并于2018年1月1日起正式實(shí)施。
    制定背景和意義

    2014年4月，廣州地鐵集團(tuán)有限公司（原廣州市地下鐵道總公司）、廣東省檔 案局、廣州市檔案局、深圳市城建檔案館 等單位共同起草的《城市軌道交通工程 文件歸檔要求與檔案分類規(guī)則》（DB44/ T 1308—2014）被廣東省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局 批準(zhǔn)成為廣東省地方標(biāo)準(zhǔn)。為統(tǒng)一規(guī)范國(guó) 內(nèi)城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案 分類規(guī)則，確保城市軌道交通工程檔案的 完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，也為了使檔案信息資源 能夠在更大范圍內(nèi)交流共享，并使之更好 地服務(wù)城市建設(shè)和管理，2014年8月，廣東 省檔案局與廣州地鐵集團(tuán)有限公司聯(lián)合向 國(guó)家檔案局申請(qǐng)將《城市軌道交通工程文 件歸檔要求與檔案分類規(guī)則》列入檔案行 業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定計(jì)劃并于11月獲得批準(zhǔn)。

    為了充分汲取全國(guó)地鐵行業(yè)檔案管理 的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，廣東省檔案局和廣州地鐵集團(tuán) 有限公司組織了來(lái)自全國(guó)7個(gè)城市13家單位 的28位相關(guān)業(yè)務(wù)骨干組成標(biāo)準(zhǔn)編寫組，以 DB44/T 1308—2014為基礎(chǔ)，充分吸收和借 鑒各城市地鐵建設(shè)單位和部分參建單位的經(jīng) 驗(yàn)，并將標(biāo)準(zhǔn)名稱修改為《城市軌道交通工 程文件歸檔要求與檔案分類規(guī)范》，使其內(nèi)容更豐富、操作性更強(qiáng)、適用范圍更廣。

    該標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布，對(duì)規(guī)范我國(guó)城市軌道 交通工程檔案工作、提升城市軌道交通工 程文件歸檔質(zhì)量與檔案管理水平具有很強(qiáng) 的指導(dǎo)作用。

    特色與創(chuàng)新

    1.與同類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)比

    與同類標(biāo)準(zhǔn)，如《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目 文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28—2002）和《城市軌道交通工程檔案整 理標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T 180—2012）相比，《城市 軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規(guī) 范》（DA/T 66—2017）有以下異同：

    (1)適用范圍基本相同

    DA/T 28—2002適用于國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建、改建和技術(shù)改造等； CJJ/T 180—2012和DA/T 66—2017都適 用于國(guó)內(nèi)新建、擴(kuò)建、改建的城市軌道交 通工程。

    (2)主要內(nèi)容不同

    DA/T 28—2002主要是規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理；CJJ/T 180—2012主要是規(guī)范城市軌道交通工程檔案整 理；DA/T 66—2017則主要是規(guī)范城市軌 道交通工程文件歸檔要求與檔案分類。

    (3)表現(xiàn)形式不同

    DA/T 28—2002和C J J/T 180—2012采用的是文字條文式、表格式；DA/ T 66—2017則采用文字條文式、圖示式 和表格式。

    2.創(chuàng)新點(diǎn) 

    (1)研究對(duì)象 

    該標(biāo)準(zhǔn)以城市軌道交通線路的前期、施工、監(jiān)理和驗(yàn)收為對(duì)象,進(jìn)行分類編號(hào) 研究，與城市軌道交通企業(yè)或相關(guān)檔案保 管單位原有檔案分類加以區(qū)分，有效解決 了標(biāo)準(zhǔn)分類與各單位原有檔案分類的沖突 和矛盾，減少了標(biāo)準(zhǔn)推廣應(yīng)用中的難題，拓 寬了標(biāo)準(zhǔn)的使用范圍。

    (2)表現(xiàn)形式

該標(biāo)準(zhǔn)創(chuàng)新性地用圖表的方式解析了工程建設(shè)過程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，理清節(jié)點(diǎn)和 應(yīng)歸檔文件之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。同時(shí)，列出詳細(xì)的文件歸檔范圍及保管期限表，提高了 標(biāo)準(zhǔn)在實(shí)際工作中的可操作性。

    (3)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容

    該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)國(guó)內(nèi)城市軌道交通工程歸檔文件形成過程的質(zhì)量控制、文件歸檔范圍、檔案保管期限和檔案分類提出了規(guī)范要求。在檔案分類與編號(hào)方面，針對(duì)城市 軌道交通工程的建設(shè)特點(diǎn)，按照系統(tǒng)性、前瞻性、相對(duì)穩(wěn)定性等原則進(jìn)行檔案類目 設(shè)置研究，規(guī)范檔號(hào)編制方法。同時(shí)，結(jié)合不同的管理模式，給出不同的分類編號(hào)方式，滿足建設(shè)公司、運(yùn)營(yíng)公司使用需求，增加了標(biāo)準(zhǔn)使用的靈活性。

    部分重點(diǎn)條文解讀

    1.總則

    主要是對(duì)城市軌道交通工程文件的 形成、積累、收集、整理、歸檔工作提出總體要求；界定建設(shè)方、監(jiān)理方及參建方的工作范圍及管理職責(zé)；對(duì)應(yīng)歸檔文件的形成 和移交提出具體的時(shí)間要求；對(duì)電子文件 的歸檔作出原則性規(guī)定。

    2.文件歸檔范圍及保管期限

    用通俗易懂的圖示方式，將工程建設(shè)各關(guān)鍵環(huán)節(jié)與歸檔范圍進(jìn)行關(guān)聯(lián)和指引， 幫助使用者更好地理解和使用該標(biāo)準(zhǔn)。附 錄A的每項(xiàng)歸檔范圍同時(shí)也給出了各單位的保管期限，滿足了使用者的需求。

    3.歸檔質(zhì)量要求

    該標(biāo)準(zhǔn)分別對(duì)紙質(zhì)文件、音像文件和電 子文件的歸檔質(zhì)量提出要求。其中，對(duì)歸檔 電子文件形成條件的要求更加具體、更加明 確。同一城市軌道交通工程建設(shè)單位和參 建單位使用統(tǒng)一的工程管理信息系統(tǒng)，且同時(shí)滿足下列9項(xiàng)條件，則工程形成的電子文件可直接歸檔形成電子檔案：使用的工程管 理信息系統(tǒng)符合國(guó)家信息系統(tǒng)安全性、可靠性管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的要求，有完善的安全管控、數(shù)據(jù)管理、運(yùn)行維護(hù)、應(yīng)急管理等 管理機(jī)制；工程管理信息系統(tǒng)具有統(tǒng)一的認(rèn)證入口，具備身份驗(yàn)證和訪問控制功能，有 用戶權(quán)限管理機(jī)制，建設(shè)單位和參建單位通 過認(rèn)證服務(wù)實(shí)現(xiàn)身份信息驗(yàn)證；能按GB/T18894給出的相關(guān)要求，形成、收集、整理、 歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)；能以單個(gè)流式文 檔集中記錄電子文件擬制、辦理過程中對(duì)其 進(jìn)行的全部修改；能按內(nèi)置規(guī)則自動(dòng)命名、 存儲(chǔ)電子文件及其組件，保持電子文件內(nèi)在 的有機(jī)聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的 關(guān)聯(lián)關(guān)系；能按標(biāo)準(zhǔn)生成電子文件及其元數(shù) 據(jù)歸檔數(shù)據(jù)包，或向歸檔接口推送電子文件 及其元數(shù)據(jù)；設(shè)定經(jīng)辦、審核、審批等必要 的審簽程序，能對(duì)已收集、積累的電子文件 的所有操作進(jìn)行跟蹤、審計(jì)；電子檔案管理 系統(tǒng)的安全管理應(yīng)參照《檔案信息系統(tǒng)安 全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》及涉密計(jì)算機(jī)信 息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)等規(guī)定執(zhí)行；按相關(guān)規(guī)定建 立電子檔案?jìng)浞葜贫?能夠有效防范自然災(zāi) 害、意外事故和人為破壞的影響。

    4.檔案分類與編號(hào)

    針對(duì)城市軌道交通工程的特點(diǎn)，該標(biāo) 準(zhǔn)按照系統(tǒng)性、擴(kuò)充性、相對(duì)穩(wěn)定性等原則 進(jìn)行檔案類目設(shè)置研究，并規(guī)范檔號(hào)編制方法。結(jié)合不同的管理模式，對(duì)工程施工類、工程監(jiān)理類類目設(shè)置2種不同的分類編 號(hào)方式。

    (1)分類編號(hào)主要原則

    ①系統(tǒng)性，以城市軌道交通工程為對(duì) 象，根據(jù)工程建設(shè)的程序與施工特點(diǎn)，綜合 考慮歸檔文件的來(lái)源、專業(yè)和載體類型等因 素，設(shè)置類目層級(jí)，設(shè)置相應(yīng)的編號(hào)。

    ②擴(kuò)充性，參考各城市軌道交通線網(wǎng)的規(guī)劃和 建設(shè)，充分考慮軌道交通線路的拆解、延長(zhǎng) 和站點(diǎn)調(diào)整，以及新型軌道交通系統(tǒng)建設(shè) 等需要，類目設(shè)置及檔號(hào)編制均應(yīng)預(yù)留適 當(dāng)?shù)倪f增容量，以便滿足檔案擴(kuò)充的需要。

    ③相對(duì)穩(wěn)定性，以類目號(hào)為固定編號(hào)，各使用單位可根據(jù)實(shí)際情況，合理設(shè)置類目編 號(hào)。為避免項(xiàng)目檔案分類混亂，或出現(xiàn)檔號(hào)重號(hào)、缺號(hào)現(xiàn)象，編號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng) 隨意改變，否則不利于檔案的保管與利用。

    (2)檔案類目與代碼設(shè)置

    城市軌道交通線路檔案分為前期管 理類、勘測(cè)設(shè)計(jì)類、工程施工類、工程監(jiān)理 類、驗(yàn)收管理類、科研開發(fā)類、特殊載體類7個(gè)一級(jí)類目。工程施工類和工程監(jiān)理類類 目設(shè)置有2種方式，使用者可根據(jù)工程建設(shè) 實(shí)際情況靈活選用。代碼設(shè)置應(yīng)遵循以下 規(guī)則：①各層級(jí)類目代碼均為2位阿拉伯?dāng)?shù) 字，不足2位用“0”補(bǔ)齊，從“01”編起，依次 遞增至“99”止。各層級(jí)類目代碼均為固定 編碼，使用單位不應(yīng)隨意改變。②不能滿足 實(shí)際需要時(shí)，可在相應(yīng)層級(jí)類目后增設(shè)新 的類目或?qū)蛹?jí)，并按順序續(xù)編類目代碼。

    (3)檔案號(hào)的編制

    檔案號(hào)結(jié)構(gòu)為：類別號(hào)+項(xiàng)目號(hào)+類目 號(hào)+案卷號(hào)。類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、類目號(hào)之間 用“·”進(jìn)行分隔，案卷號(hào)和類目號(hào)之間用 “-”進(jìn)行分隔。

    注意事項(xiàng)

    使用該標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)注意處理好以下幾方面的關(guān)系：

    1.與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的適用和參考關(guān)系

    在編寫過程中，該標(biāo)準(zhǔn)引用了《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（G B/ T 11822）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894）、《城市軌道交通工程基本術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T 50833—2012）、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī) 范》（CJJ/T 117）、《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T 1—2000）、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28—2002）、《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》（DA/ T 58—2014）等標(biāo)準(zhǔn)的部分條文，這些標(biāo)準(zhǔn) 與該標(biāo)準(zhǔn)存在適用關(guān)系，可直接套用。

    另外，該標(biāo)準(zhǔn)與《照片檔案管理規(guī) 范》（GB/T 11821—2002）、《電子文件管 理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194）、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（G B/ T 50328—2014）、《城市軌道交通建設(shè) 項(xiàng)目管理規(guī)范》（GB 50722—2011）、《城 市軌道交通工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T180—2012）、《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T 187—2012）、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42—2009）、《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》（DA/T 56）為參考關(guān)系， 使用時(shí)僅作為參考之用。

    2.與各地檔案行政管理部門要求之間的關(guān)系

    檔案行政管理部門要按該標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行 相關(guān)要求，從而才能保持指導(dǎo)要求與標(biāo)準(zhǔn) 要求的一致性。如檔案行政管理部門的指 導(dǎo)要求與該標(biāo)準(zhǔn)要求不一致，軌道交通建 設(shè)單位要與檔案行政管理部門相互協(xié)商并 達(dá)成一致，避免多重標(biāo)準(zhǔn)。

    3.與各單位檔案綜合管理分類體系的關(guān)系

    該標(biāo)準(zhǔn)雖然是工程項(xiàng)目檔案分類，但 與各單位綜合管理分類并不沖突。有些軌 道交通建設(shè)單位綜合檔案分類與該標(biāo)準(zhǔn)是 一致的；有些單位雖然不一致，但原有的 檔案綜合管理分類方案可擴(kuò)展，也不影響 該標(biāo)準(zhǔn)的使用。

    值得注意的是，單位原有的檔案綜合 管理分類方案中，“軌道交通工程”已經(jīng)設(shè) 類并確定的代號(hào)或代字應(yīng)盡可能與該標(biāo)準(zhǔn) 保持一致；若不一致，可通過2套分類體系 互見的方法進(jìn)行彌補(bǔ)。

文/鐘倫清  林惠燕  陳炳新  王彩虹

 作者單位：廣東省檔案局、廣州地鐵集團(tuán)有限公司