實物檔案的整理步驟

（一）分類

           實物檔案要根據其形成規律和特點合理分類（一般按其制成材料和載體分為可折疊和不可折疊兩類歸檔），一件實物為一卷。

（二）排列

            整理時應按照實物制成材料不同的特點，保持實物檔案的歷史聯系。

（三）編制檔號

            實物檔案的檔號由各級類目號（分類號）和案卷號構成。檔號在最下位類下按實物形成時間先后順序依次編一個流水順序號。

以機關實物檔案檔號示例：

（四）固定檔號標識

歸檔的每件實物應貼上檔號“小標簽”。“小標簽”應貼在實物的背面或底部，以不影響實物原貌為宜。

（五）編制目錄

         實物檔案按類別分別編制目錄，一件實物編制一條目錄。實物檔案案卷目錄包括檔號、案卷題名、頒獎單位、頒獎時間、保管期限、存放地點、備注等項目。（其它類別實物檔案可以參照文書卷內目錄另外制作）

實物檔案目錄

實物檔案目錄填寫說明:

          1.類別。填寫實物檔案分類的類別,如“可折疊類”。

          2.檔號。填寫實物的分類號和案卷號,如“H1—001”。

          3.案卷題名。填寫該件實物的主題或名稱。

          4.頒獎單位。填寫實物制作、頒發單位。

          5.頒獎時間。填寫實物制作、頒發時間。

          6.保管期限。填寫永久、長期。

          7.存放地點。填寫實物保存地點,如“檔案室”、“會議室”、“陳列室”等。

          8.備注。填寫需要說明的事項。

（六）裝訂目錄

             實物檔案目錄由目錄夾封面、實物檔案目錄合訂而成。

（七）填寫目錄封面小標簽

            裝訂好的實物檔案目錄夾封面、脊背應貼上“小標簽”，并填寫各項內容。

            目錄夾封面、脊背小標簽項目有：全宗名稱、全宗號、類別、年度、目錄號。

（八）裝盒、保管

            可折疊類實物檔案直接放入實物檔案盒中保管；不可折疊類實物檔案可存放在會議室、展覽室的陳列柜或專用柜保管，并在實物檔案目錄“存放地點”一欄中注明。