明清檔案是明清兩朝國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人在各類(lèi)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的原始記錄。它是研究明清歷史的珍貴史料，也是世界文化遺產(chǎn)的重要組成部分。現(xiàn)存于世的明清檔案數(shù)量巨大，約計(jì)2000余萬(wàn)件，除為數(shù)不多的實(shí)物檔案外，90%以上為紙質(zhì)檔案，且多以傳統(tǒng)手工制造紙張為載體。由于年代久遠(yuǎn)、歷經(jīng)戰(zhàn)亂，并受不同歷史時(shí)期保管條件所限，明清紙質(zhì)檔案存在著不同種類(lèi)、不同程度的損壞，保護(hù)與搶救修復(fù)工作十分緊迫且任重道遠(yuǎn)。
日常檔案保護(hù)修復(fù)工作主要參考《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》《歷史圖牒檔案修裱技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，其中對(duì)材料工具、修復(fù)技法、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等均有詳細(xì)闡述，但對(duì)于修復(fù)前檢查檔案破損狀況等方面卻缺少明確采集和記錄檔案實(shí)體保存現(xiàn)狀、破損程度、病害分布狀況等重要信息的標(biāo)準(zhǔn)。因此，檔案修復(fù)人員在做檔案破損狀態(tài)表述時(shí)多按照個(gè)人習(xí)慣，用詞隨意，導(dǎo)致修復(fù)工作記錄因缺少時(shí)間上的延續(xù)性而無(wú)法形成檔案保存現(xiàn)狀數(shù)據(jù)庫(kù)。為了在檔案普查、保護(hù)、修復(fù)、科研等工作中規(guī)范檔案破損狀態(tài)表述，制定該標(biāo)準(zhǔn)。作用和范圍 該標(biāo)準(zhǔn)歸納了明清紙質(zhì)檔案常見(jiàn)病害類(lèi)型，統(tǒng)一了檔案破損狀態(tài)的表述名稱，針對(duì)每種病害設(shè)計(jì)了相應(yīng)的圖示符號(hào)，用符號(hào)標(biāo)示此類(lèi)病害在檔案上的分布情況。有些病害從照片中很難分辨，如粘連，平面照片很難體現(xiàn)；紙張有污漬、變色或焦脆，從照片中只能看出病害位置的紙張顏色與周邊不同，但這3種病害對(duì)紙張的影響卻完全不同，必須配合病害記錄標(biāo)示清楚，通過(guò)繪制病害圖翔實(shí)地記錄檔案狀態(tài)。定期繪制個(gè)體檔案病害圖可以清楚標(biāo)示其老化進(jìn)度，有助于追蹤比對(duì)、研究老化原因。將批量檔案數(shù)據(jù)組織起來(lái)，可建立檔案保存現(xiàn)狀數(shù)據(jù)庫(kù)，研究病害發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)搶救現(xiàn)狀差、老化快的檔案，有的放矢，把有限的修復(fù)材料和人力資源集中到最需要保護(hù)和修復(fù)的檔案上來(lái)，提高修復(fù)工作效率。
書(shū)寫(xiě)規(guī)范、符合標(biāo)準(zhǔn)的修復(fù)工作記錄才能形成易讀取、可借鑒的修復(fù)工作檔案，并能夠有效地提高修復(fù)質(zhì)量。檔案原始狀態(tài)記錄不僅為研究制定修復(fù)方案、總結(jié)檔案保護(hù)工作經(jīng)驗(yàn)打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，從檔案原始狀態(tài)到修復(fù)過(guò)程再到修復(fù)后狀態(tài)的完整記錄，使得整個(gè)修復(fù)過(guò)程呈現(xiàn)出完整的證據(jù)鏈，更有利于維護(hù)已修復(fù)檔案的法律憑證作用。明清檔案是不可復(fù)制的重要?dú)v史憑證，尤其涉及邊疆、民族等敏感問(wèn)題的檔案，在保護(hù)和修復(fù)過(guò)程中應(yīng)特別注意保證其證據(jù)鏈的完整性。
明清紙質(zhì)檔案多以傳統(tǒng)手工制造紙為載體，以墨跡、顏料、印泥等作為記錄信息材料，該標(biāo)準(zhǔn)歸集的病害類(lèi)型是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期修復(fù)明清紙質(zhì)檔案的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來(lái)的，其他時(shí)期使用相同載體和記錄材料的檔案修復(fù)均可以參照該標(biāo)準(zhǔn)。制定過(guò)程 該標(biāo)準(zhǔn)的編寫(xiě)遵照我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)定執(zhí)行，沿襲了相關(guān)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的術(shù)語(yǔ)和表達(dá)，參考文博行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《古籍特藏破損定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》《古籍修復(fù)技術(shù)規(guī)范與質(zhì)量要求》《館藏紙質(zhì)文物病害分類(lèi)與圖示》等，對(duì)內(nèi)容有交叉的部分盡量保持協(xié)調(diào)統(tǒng)一，結(jié)合明清紙質(zhì)檔案的特殊性，在病害種類(lèi)內(nèi)容和概念上進(jìn)行了補(bǔ)充和適當(dāng)?shù)男薷呐c提煉，如脫漿等病害，在文博、圖書(shū)標(biāo)準(zhǔn)中沒(méi)有被列入，但在明清紙質(zhì)檔案中卻很普遍，因此該標(biāo)準(zhǔn)將其納入；銹蝕等病害在明清紙質(zhì)檔案中不具典型意義，不再列入。
明清紙質(zhì)檔案最常見(jiàn)的記錄方式是以墨跡書(shū)寫(xiě)，伴有少量的顏料繪制圖畫(huà)和印泥加蓋的印章，這些記錄材料承載的信息是檔案的核心價(jià)值，在修復(fù)過(guò)程中需注意保護(hù)和加固，記錄檔案原始狀態(tài)時(shí)也應(yīng)標(biāo)示清楚。日常工作中，檔案修復(fù)人員常用“字跡材料”來(lái)指代所有記錄信息的材料總和，該標(biāo)準(zhǔn)將“字跡材料”收入術(shù)語(yǔ)，把檔案實(shí)體中記錄信息材料出現(xiàn)的病害作為獨(dú)立的分類(lèi)，與以紙張為載體的病害區(qū)分開(kāi)來(lái)，層次清晰，符合檔案修復(fù)工作者的使用習(xí)慣。主要內(nèi)容 該標(biāo)準(zhǔn)歸納了明清紙質(zhì)檔案常見(jiàn)病害類(lèi)型，共收錄紙張病害15種：污漬、褶皺、折痕、變形、斷裂、殘缺、變色、糟朽、焦脆、粘連、絮化、霉斑、嚙蛀、燼毀、脫漿；字跡材料病害4種：褪色、變色、擴(kuò)散、磨損；裝幀病害3種：裝裱損壞、裝訂脫落、裝具損壞。針對(duì)病害種類(lèi)制定了相應(yīng)的圖示符號(hào)，并規(guī)定了圖示符號(hào)的標(biāo)示要求和病害圖的繪制方法。
1.病害分類(lèi)
標(biāo)準(zhǔn)將檔案病害分為紙張病害、字跡材料病害、裝幀病害3個(gè)類(lèi)別，對(duì)應(yīng)的圖示符號(hào)也保持了類(lèi)別劃分的概念，紙張病害用圖形符號(hào)標(biāo)示，字跡材料病害用字母標(biāo)示，裝幀病害在字母外加圓圈標(biāo)示，層次清晰，從檔案病害圖就能直觀了解檔案實(shí)體存在的病害類(lèi)別。
明清紙質(zhì)檔案為永久保存的檔案，檔案紙張狀況決定了明清紙質(zhì)檔案的保存壽命，對(duì)紙張病害的預(yù)防和治理直接影響檔案實(shí)體的保存期限，檔案修復(fù)方案應(yīng)首先考慮紙張的耐久性，不能為滿足一時(shí)之需而破壞紙張性能。目前，明清紙質(zhì)檔案主要以傳統(tǒng)修復(fù)技術(shù)為主，以現(xiàn)代科學(xué)測(cè)量?jī)x器為輔。制定修復(fù)方案以經(jīng)驗(yàn)總結(jié)為主，還需在科學(xué)檢測(cè)和數(shù)據(jù)分析方面不斷加強(qiáng)。明清檔案的紙張不僅是記錄信息的載體，其本身也是傳遞信息的介質(zhì)，如經(jīng)濟(jì)狀況比較好的歷史時(shí)期，通常使用的紙張品質(zhì)也比較好，相對(duì)重要的檔案會(huì)選用同時(shí)期較好的紙張，因此，紙張的品質(zhì)能反映出當(dāng)時(shí)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)和技術(shù)水平。這些信息往往比加工過(guò)的文字記載更加直觀、可信，因此在修復(fù)時(shí)應(yīng)盡量保持紙張的原有狀態(tài)和可逆性，使后人不僅能從感官上體驗(yàn)歷史，還能直觀地讀取紙張承載的豐富信息。
保存信息、再現(xiàn)歷史是檔案的本質(zhì)屬性，即便紙張保存良好，但如果記錄信息丟失了，那么檔案的核心價(jià)值也就丟失了。保護(hù)字跡材料是檔案保護(hù)工作的重點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)字跡材料病害須及時(shí)做好信息備份和保護(hù)措施。信息備份可通過(guò)檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)，而字跡材料的保護(hù)措施還需要不斷探索，綜合考慮載體紙張、檔案裝具、環(huán)境溫濕度、光照程度、空氣質(zhì)量等因素對(duì)不同字跡材料的影響，通過(guò)細(xì)致的對(duì)比和長(zhǎng)期的數(shù)據(jù)積累找到適合的保護(hù)措施。
明清紙質(zhì)檔案裝幀形制多樣、繁復(fù)精美，具有較高的文物價(jià)值和藝術(shù)價(jià)值，而原裝裝幀存在大量的、不同程度的病害，該標(biāo)準(zhǔn)從結(jié)構(gòu)與內(nèi)容上單獨(dú)對(duì)裝幀病害進(jìn)行分類(lèi)排列，充分體現(xiàn)了該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于明清紙質(zhì)檔案的專(zhuān)屬適用性。裝幀類(lèi)別的病害不會(huì)直接影響檔案的保存壽命，但是原裝裝幀形制本身也是重要的歷史遺存。不同文種使用不同的裝幀，相同的裝幀形制使用不同的材料往往代表不同的身份、職級(jí)，裝幀形制是檔案信息的輔助證明和補(bǔ)充。檔案的裝幀越繁復(fù)說(shuō)明檔案本身越重要，相應(yīng)的修復(fù)難度也越大，應(yīng)謹(jǐn)慎制定修復(fù)方案，盡量恢復(fù)檔案裝幀原貌。
2.收錄病害種類(lèi)
該標(biāo)準(zhǔn)采用以結(jié)果命名的方式收錄病害種類(lèi)，更具普適性，有利于推廣。同時(shí)，可以不追查形成病害的原因，直接記錄肉眼可見(jiàn)的病害狀態(tài)，即使條件簡(jiǎn)陋、缺少檢測(cè)設(shè)備和專(zhuān)職技術(shù)人員的檔案館也能普查檔案保存狀況。修復(fù)方案大多是根據(jù)現(xiàn)有的病害結(jié)果制定的，如污漬，不論是茶漬還是泥漿造成的漬跡，只要有被污染的痕跡都統(tǒng)稱為污漬，修復(fù)時(shí)要浸泡或者清洗；出現(xiàn)了脆化現(xiàn)象，不論紙張是脫水還是酸化，修復(fù)時(shí)都要采取加固措施。當(dāng)然，有條件的檔案館可以測(cè)試紙張的酸度和纖維成分等，制定更加細(xì)致科學(xué)的修復(fù)方案。
3.病害圖示符號(hào)
該標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布前，檔案修復(fù)人員多參考使用文博行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，其中有的圖示符號(hào)比較繁瑣，有的符號(hào)與病害之間找不到記憶關(guān)聯(lián)，符號(hào)也沒(méi)有分類(lèi)的概念，因此使用起來(lái)容易混淆。為了更加便于檔案修復(fù)工作者使用，制定圖示符號(hào)時(shí)應(yīng)對(duì)應(yīng)病害類(lèi)別劃分符號(hào)類(lèi)別；盡量保持與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，如褶皺、折痕、斷裂等符號(hào)保持不變，污漬、變形等符號(hào)簡(jiǎn)化為相似的符號(hào)。注意建立圖示符號(hào)與病害名稱的記憶關(guān)聯(lián)，如蟲(chóng)蛀用“∨”，形似咬下的齒痕；霉變用“※”，可聯(lián)想到霉斑點(diǎn)點(diǎn)；粘連用“≡”，用以形象表達(dá)紙張附著黏結(jié)的狀態(tài)。
紙張病害用圖形符號(hào)標(biāo)示，在紙張這個(gè)平面上，病害分布呈現(xiàn)出“線”和“面”2種特征。如折痕、斷裂都是“線”狀的，此類(lèi)病害直接用不同的線形符號(hào)標(biāo)出；污漬、變色等病害分布呈現(xiàn)“面”的特征，先用閉合曲線標(biāo)定病害的范圍，再加注圖示符號(hào)標(biāo)出；褶皺比較特殊，少量出現(xiàn)時(shí)呈線狀，可用線形符號(hào)標(biāo)出，如果褶皺密集連接成片則體現(xiàn)出“面”的特征，可以用平行的線形符號(hào)標(biāo)示。“面”性病害中有2個(gè)比較特殊，“殘缺”的紙張已經(jīng)損失了，“炭化”的紙張即便暫時(shí)可存，但其結(jié)構(gòu)已經(jīng)分解且無(wú)法修復(fù)，本質(zhì)上紙張已經(jīng)損毀了，在標(biāo)定這2個(gè)紙張病害范圍時(shí)應(yīng)使用閉合的虛線，以表示其損壞范圍是無(wú)法挽回的，為修復(fù)工作證明。
字跡材料病害用字母標(biāo)示，褪色對(duì)應(yīng)的圖示符號(hào)為字母“T”，既以褪色的拼音首字母大寫(xiě)來(lái)做該病害的圖示符號(hào)，標(biāo)示方便，也非常容易記憶。同理，變色為“B”、擴(kuò)散為“K”、磨損為“M”。
裝幀病害名稱的第一個(gè)字都是“裝”，為方便記憶，取了第二個(gè)字的首字母大寫(xiě)為對(duì)應(yīng)圖示符號(hào)。裝幀病害在字母外加圓圈標(biāo)示，裝裱損壞對(duì)應(yīng)的圖示符號(hào)為Ⓑ，既以裝裱損壞中“裱”字的拼音首字母大寫(xiě)加圓圈來(lái)做該病害的圖示符號(hào)，裝訂脫落取“訂”字的首字母大寫(xiě)Ⓓ，裝具損壞取“具”字的首字母大寫(xiě)Ⓙ。
4.繪制病害圖
繪制病害圖的主要目的是清楚標(biāo)示病害分布情況，可按比例適當(dāng)調(diào)整圖示符號(hào)大小，如遇到病害多發(fā)且范圍互有交叉的情況，可針對(duì)一件檔案分別繪制多張病害圖。
日常檔案保護(hù)修復(fù)工作主要參考《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》《歷史圖牒檔案修裱技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，其中對(duì)材料工具、修復(fù)技法、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等均有詳細(xì)闡述，但對(duì)于修復(fù)前檢查檔案破損狀況等方面卻缺少明確采集和記錄檔案實(shí)體保存現(xiàn)狀、破損程度、病害分布狀況等重要信息的標(biāo)準(zhǔn)。因此，檔案修復(fù)人員在做檔案破損狀態(tài)表述時(shí)多按照個(gè)人習(xí)慣，用詞隨意，導(dǎo)致修復(fù)工作記錄因缺少時(shí)間上的延續(xù)性而無(wú)法形成檔案保存現(xiàn)狀數(shù)據(jù)庫(kù)。為了在檔案普查、保護(hù)、修復(fù)、科研等工作中規(guī)范檔案破損狀態(tài)表述，制定該標(biāo)準(zhǔn)。作用和范圍 該標(biāo)準(zhǔn)歸納了明清紙質(zhì)檔案常見(jiàn)病害類(lèi)型，統(tǒng)一了檔案破損狀態(tài)的表述名稱，針對(duì)每種病害設(shè)計(jì)了相應(yīng)的圖示符號(hào)，用符號(hào)標(biāo)示此類(lèi)病害在檔案上的分布情況。有些病害從照片中很難分辨，如粘連，平面照片很難體現(xiàn)；紙張有污漬、變色或焦脆，從照片中只能看出病害位置的紙張顏色與周邊不同，但這3種病害對(duì)紙張的影響卻完全不同，必須配合病害記錄標(biāo)示清楚，通過(guò)繪制病害圖翔實(shí)地記錄檔案狀態(tài)。定期繪制個(gè)體檔案病害圖可以清楚標(biāo)示其老化進(jìn)度，有助于追蹤比對(duì)、研究老化原因。將批量檔案數(shù)據(jù)組織起來(lái)，可建立檔案保存現(xiàn)狀數(shù)據(jù)庫(kù)，研究病害發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)搶救現(xiàn)狀差、老化快的檔案，有的放矢，把有限的修復(fù)材料和人力資源集中到最需要保護(hù)和修復(fù)的檔案上來(lái)，提高修復(fù)工作效率。
書(shū)寫(xiě)規(guī)范、符合標(biāo)準(zhǔn)的修復(fù)工作記錄才能形成易讀取、可借鑒的修復(fù)工作檔案，并能夠有效地提高修復(fù)質(zhì)量。檔案原始狀態(tài)記錄不僅為研究制定修復(fù)方案、總結(jié)檔案保護(hù)工作經(jīng)驗(yàn)打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，從檔案原始狀態(tài)到修復(fù)過(guò)程再到修復(fù)后狀態(tài)的完整記錄，使得整個(gè)修復(fù)過(guò)程呈現(xiàn)出完整的證據(jù)鏈，更有利于維護(hù)已修復(fù)檔案的法律憑證作用。明清檔案是不可復(fù)制的重要?dú)v史憑證，尤其涉及邊疆、民族等敏感問(wèn)題的檔案，在保護(hù)和修復(fù)過(guò)程中應(yīng)特別注意保證其證據(jù)鏈的完整性。
明清紙質(zhì)檔案多以傳統(tǒng)手工制造紙為載體，以墨跡、顏料、印泥等作為記錄信息材料，該標(biāo)準(zhǔn)歸集的病害類(lèi)型是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期修復(fù)明清紙質(zhì)檔案的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來(lái)的，其他時(shí)期使用相同載體和記錄材料的檔案修復(fù)均可以參照該標(biāo)準(zhǔn)。制定過(guò)程 該標(biāo)準(zhǔn)的編寫(xiě)遵照我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)定執(zhí)行，沿襲了相關(guān)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的術(shù)語(yǔ)和表達(dá)，參考文博行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《古籍特藏破損定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》《古籍修復(fù)技術(shù)規(guī)范與質(zhì)量要求》《館藏紙質(zhì)文物病害分類(lèi)與圖示》等，對(duì)內(nèi)容有交叉的部分盡量保持協(xié)調(diào)統(tǒng)一，結(jié)合明清紙質(zhì)檔案的特殊性，在病害種類(lèi)內(nèi)容和概念上進(jìn)行了補(bǔ)充和適當(dāng)?shù)男薷呐c提煉，如脫漿等病害，在文博、圖書(shū)標(biāo)準(zhǔn)中沒(méi)有被列入，但在明清紙質(zhì)檔案中卻很普遍，因此該標(biāo)準(zhǔn)將其納入；銹蝕等病害在明清紙質(zhì)檔案中不具典型意義，不再列入。
明清紙質(zhì)檔案最常見(jiàn)的記錄方式是以墨跡書(shū)寫(xiě)，伴有少量的顏料繪制圖畫(huà)和印泥加蓋的印章，這些記錄材料承載的信息是檔案的核心價(jià)值，在修復(fù)過(guò)程中需注意保護(hù)和加固，記錄檔案原始狀態(tài)時(shí)也應(yīng)標(biāo)示清楚。日常工作中，檔案修復(fù)人員常用“字跡材料”來(lái)指代所有記錄信息的材料總和，該標(biāo)準(zhǔn)將“字跡材料”收入術(shù)語(yǔ)，把檔案實(shí)體中記錄信息材料出現(xiàn)的病害作為獨(dú)立的分類(lèi)，與以紙張為載體的病害區(qū)分開(kāi)來(lái)，層次清晰，符合檔案修復(fù)工作者的使用習(xí)慣。主要內(nèi)容 該標(biāo)準(zhǔn)歸納了明清紙質(zhì)檔案常見(jiàn)病害類(lèi)型，共收錄紙張病害15種：污漬、褶皺、折痕、變形、斷裂、殘缺、變色、糟朽、焦脆、粘連、絮化、霉斑、嚙蛀、燼毀、脫漿；字跡材料病害4種：褪色、變色、擴(kuò)散、磨損；裝幀病害3種：裝裱損壞、裝訂脫落、裝具損壞。針對(duì)病害種類(lèi)制定了相應(yīng)的圖示符號(hào)，并規(guī)定了圖示符號(hào)的標(biāo)示要求和病害圖的繪制方法。
1.病害分類(lèi)
標(biāo)準(zhǔn)將檔案病害分為紙張病害、字跡材料病害、裝幀病害3個(gè)類(lèi)別，對(duì)應(yīng)的圖示符號(hào)也保持了類(lèi)別劃分的概念，紙張病害用圖形符號(hào)標(biāo)示，字跡材料病害用字母標(biāo)示，裝幀病害在字母外加圓圈標(biāo)示，層次清晰，從檔案病害圖就能直觀了解檔案實(shí)體存在的病害類(lèi)別。
明清紙質(zhì)檔案為永久保存的檔案，檔案紙張狀況決定了明清紙質(zhì)檔案的保存壽命，對(duì)紙張病害的預(yù)防和治理直接影響檔案實(shí)體的保存期限，檔案修復(fù)方案應(yīng)首先考慮紙張的耐久性，不能為滿足一時(shí)之需而破壞紙張性能。目前，明清紙質(zhì)檔案主要以傳統(tǒng)修復(fù)技術(shù)為主，以現(xiàn)代科學(xué)測(cè)量?jī)x器為輔。制定修復(fù)方案以經(jīng)驗(yàn)總結(jié)為主，還需在科學(xué)檢測(cè)和數(shù)據(jù)分析方面不斷加強(qiáng)。明清檔案的紙張不僅是記錄信息的載體，其本身也是傳遞信息的介質(zhì)，如經(jīng)濟(jì)狀況比較好的歷史時(shí)期，通常使用的紙張品質(zhì)也比較好，相對(duì)重要的檔案會(huì)選用同時(shí)期較好的紙張，因此，紙張的品質(zhì)能反映出當(dāng)時(shí)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)和技術(shù)水平。這些信息往往比加工過(guò)的文字記載更加直觀、可信，因此在修復(fù)時(shí)應(yīng)盡量保持紙張的原有狀態(tài)和可逆性，使后人不僅能從感官上體驗(yàn)歷史，還能直觀地讀取紙張承載的豐富信息。
保存信息、再現(xiàn)歷史是檔案的本質(zhì)屬性，即便紙張保存良好，但如果記錄信息丟失了，那么檔案的核心價(jià)值也就丟失了。保護(hù)字跡材料是檔案保護(hù)工作的重點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)字跡材料病害須及時(shí)做好信息備份和保護(hù)措施。信息備份可通過(guò)檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)，而字跡材料的保護(hù)措施還需要不斷探索，綜合考慮載體紙張、檔案裝具、環(huán)境溫濕度、光照程度、空氣質(zhì)量等因素對(duì)不同字跡材料的影響，通過(guò)細(xì)致的對(duì)比和長(zhǎng)期的數(shù)據(jù)積累找到適合的保護(hù)措施。
明清紙質(zhì)檔案裝幀形制多樣、繁復(fù)精美，具有較高的文物價(jià)值和藝術(shù)價(jià)值，而原裝裝幀存在大量的、不同程度的病害，該標(biāo)準(zhǔn)從結(jié)構(gòu)與內(nèi)容上單獨(dú)對(duì)裝幀病害進(jìn)行分類(lèi)排列，充分體現(xiàn)了該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于明清紙質(zhì)檔案的專(zhuān)屬適用性。裝幀類(lèi)別的病害不會(huì)直接影響檔案的保存壽命，但是原裝裝幀形制本身也是重要的歷史遺存。不同文種使用不同的裝幀，相同的裝幀形制使用不同的材料往往代表不同的身份、職級(jí)，裝幀形制是檔案信息的輔助證明和補(bǔ)充。檔案的裝幀越繁復(fù)說(shuō)明檔案本身越重要，相應(yīng)的修復(fù)難度也越大，應(yīng)謹(jǐn)慎制定修復(fù)方案，盡量恢復(fù)檔案裝幀原貌。
2.收錄病害種類(lèi)
該標(biāo)準(zhǔn)采用以結(jié)果命名的方式收錄病害種類(lèi)，更具普適性，有利于推廣。同時(shí)，可以不追查形成病害的原因，直接記錄肉眼可見(jiàn)的病害狀態(tài)，即使條件簡(jiǎn)陋、缺少檢測(cè)設(shè)備和專(zhuān)職技術(shù)人員的檔案館也能普查檔案保存狀況。修復(fù)方案大多是根據(jù)現(xiàn)有的病害結(jié)果制定的，如污漬，不論是茶漬還是泥漿造成的漬跡，只要有被污染的痕跡都統(tǒng)稱為污漬，修復(fù)時(shí)要浸泡或者清洗；出現(xiàn)了脆化現(xiàn)象，不論紙張是脫水還是酸化，修復(fù)時(shí)都要采取加固措施。當(dāng)然，有條件的檔案館可以測(cè)試紙張的酸度和纖維成分等，制定更加細(xì)致科學(xué)的修復(fù)方案。
3.病害圖示符號(hào)
該標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布前，檔案修復(fù)人員多參考使用文博行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，其中有的圖示符號(hào)比較繁瑣，有的符號(hào)與病害之間找不到記憶關(guān)聯(lián)，符號(hào)也沒(méi)有分類(lèi)的概念，因此使用起來(lái)容易混淆。為了更加便于檔案修復(fù)工作者使用，制定圖示符號(hào)時(shí)應(yīng)對(duì)應(yīng)病害類(lèi)別劃分符號(hào)類(lèi)別；盡量保持與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，如褶皺、折痕、斷裂等符號(hào)保持不變，污漬、變形等符號(hào)簡(jiǎn)化為相似的符號(hào)。注意建立圖示符號(hào)與病害名稱的記憶關(guān)聯(lián)，如蟲(chóng)蛀用“∨”，形似咬下的齒痕；霉變用“※”，可聯(lián)想到霉斑點(diǎn)點(diǎn)；粘連用“≡”，用以形象表達(dá)紙張附著黏結(jié)的狀態(tài)。
紙張病害用圖形符號(hào)標(biāo)示，在紙張這個(gè)平面上，病害分布呈現(xiàn)出“線”和“面”2種特征。如折痕、斷裂都是“線”狀的，此類(lèi)病害直接用不同的線形符號(hào)標(biāo)出；污漬、變色等病害分布呈現(xiàn)“面”的特征，先用閉合曲線標(biāo)定病害的范圍，再加注圖示符號(hào)標(biāo)出；褶皺比較特殊，少量出現(xiàn)時(shí)呈線狀，可用線形符號(hào)標(biāo)出，如果褶皺密集連接成片則體現(xiàn)出“面”的特征，可以用平行的線形符號(hào)標(biāo)示。“面”性病害中有2個(gè)比較特殊，“殘缺”的紙張已經(jīng)損失了，“炭化”的紙張即便暫時(shí)可存，但其結(jié)構(gòu)已經(jīng)分解且無(wú)法修復(fù)，本質(zhì)上紙張已經(jīng)損毀了，在標(biāo)定這2個(gè)紙張病害范圍時(shí)應(yīng)使用閉合的虛線，以表示其損壞范圍是無(wú)法挽回的，為修復(fù)工作證明。
字跡材料病害用字母標(biāo)示，褪色對(duì)應(yīng)的圖示符號(hào)為字母“T”，既以褪色的拼音首字母大寫(xiě)來(lái)做該病害的圖示符號(hào)，標(biāo)示方便，也非常容易記憶。同理，變色為“B”、擴(kuò)散為“K”、磨損為“M”。
裝幀病害名稱的第一個(gè)字都是“裝”，為方便記憶，取了第二個(gè)字的首字母大寫(xiě)為對(duì)應(yīng)圖示符號(hào)。裝幀病害在字母外加圓圈標(biāo)示，裝裱損壞對(duì)應(yīng)的圖示符號(hào)為Ⓑ，既以裝裱損壞中“裱”字的拼音首字母大寫(xiě)加圓圈來(lái)做該病害的圖示符號(hào)，裝訂脫落取“訂”字的首字母大寫(xiě)Ⓓ，裝具損壞取“具”字的首字母大寫(xiě)Ⓙ。
4.繪制病害圖
繪制病害圖的主要目的是清楚標(biāo)示病害分布情況，可按比例適當(dāng)調(diào)整圖示符號(hào)大小，如遇到病害多發(fā)且范圍互有交叉的情況，可針對(duì)一件檔案分別繪制多張病害圖。
