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歸檔文件目錄應單獨裝訂成冊并編制封面。目錄編制成冊的方式可酌情而定，可以每年按保管期限裝訂兩本或三本，也可合訂成有內部區分的一本目錄。合訂成有內部區分一般是活頁裝訂，永久在前，30年在中間，10年最后，或者永久在前，30年和10年在后，用歸檔文件目錄封面紙或不同顏色的空白紙間隔。（1）歸檔文件目錄上有一欄是：機構（問題），按保管期限裝訂的話，是不是就在保管期限下不再按機構（問題）分？封面上機構（問題）欄不填？要不然再按機構（問題）就不只一，二本或三本了，就很復雜了。（2）用歸檔文件目錄封面紙或不同顏色的空