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一個單位的檔案應該集中統一管理是國家法律的規定，必須遵守。但次年1月31日前歸檔的時間不合適，因為上半年往往對去年的文件材料查考很多，所以我們一般要求文書檔案在次年的6月30日前歸檔，會計檔案則應先在會計部門保存一年，隔年再向檔案室移交；而其他的基建、設備、產品等檔案應在驗收、鑒定后一個月內歸檔；照片、實物等檔案應隨時歸檔。當然，要做好這項工作首先要建立歸檔制度，歸哪些，什么時候歸，誰負責歸，怎么歸？都要明確，你只要依章辦事就行了。