科技檔案整理,要遵循科技文件材料的形成規律(即成套性),保持其內在的有機聯系,便于保管和利用。
(1)分類 應根據生產經營活動的性質或規模來確定,不能簡單的一律采用一種分類模式,或機械的搬用別的單位和專業的分類方法。在一個企業內,應有一個綜合的分類方案,分類標準要一致,力求簡明,不宜層次太多。科技檔案的分類方法最基本的有以下幾種:①按工程項目分類,主要適用于基建檔案。它是將一個工程項目的檔案全部集中一起,便于成套地提供利用。②按產品類型分類,主要適用于產品檔案。它是在企業全部產品范圍內,以各個獨立的產品檔案為基礎,按產品型號逐級分類,便于按照不同型號的產品提供成套的科技檔案。這種分類方法也適用于設備檔案的分類。③按科研課題分類,主要適合于科學技術研究檔案。它是以一個科研課題為基礎。
(2)編目編號 科技檔案目錄,是以卷、冊為對象進行登記編制的,實際上是案卷的名冊,其作用是固定科技檔案的分類、排列順序和位置,以便于統計、查找、利用。科技檔案的編號叫檔號,檔號主要包括分類號(項目代號)、案卷號。如設備檔案中有檔案為S.10-12的案卷,其檔號含義為:S代表設備檔案,10代表該設備代號,12代表該設備形成的所有檔案按順序排列后該案卷所在位置的流水號。
(3)擬寫案卷題名 案卷題名應簡明揭示卷內科技文件材料的內容。案卷題名的主要內容包括項目的名稱、代號,檔案內容,材料名稱等。如A大樓水電照明竣工圖,098課題鑒定驗收大綱,C-163萬能沖床變速裝置零件圖等。
(4)裝訂 案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。無論采用哪種形式,科技文件材料都要折疊為統一的A4幅面,長期保存的案卷裝訂時要取掉金屬物。案卷不裝訂時科技文件材料要按照卷內目錄(式樣見下圖1,欄目的間距按標準)的編排次序排列有序,用檔號章(式樣見下圖2,欄目的間距按標準)固定。
科技檔案的整理質量要符合國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的規定。