維護檔案的完整與安全是檔案管理最起碼的基本要求。只有保證檔案的完整與安全,才能為檔案工作提供必要的物質基礎。
維護檔案的完整,有兩方面的含義:一方面,從數量上,要保證檔案的齊全,保證應該集中和實際保存的檔案不致殘缺短少;另一方面,從質量上,也就是從系統性方面要維護檔案的有機聯系,不能人為地割裂分散,或者零散的堆砌。
維護檔案的安全,也有兩方面的含義:一方面,力求檔案本身不受損壞,質量延長檔案壽命,即保證檔案管理物質安全;另一方面,要保護檔案免遭有意破壞,檔案機密不被盜竊,不失密,即保證檔案管理的政治安全。