從現(xiàn)行文件到歷史檔案的的整個(gè)轉(zhuǎn)化過(guò)程。(或表述為“文件從形成到消亡或轉(zhuǎn)化為歷史檔案永久保存的完整過(guò)程。”)它可分為四個(gè)階段,第一階段的文件的制作形成階段;第二階段是文件發(fā)揮現(xiàn)行作用的階段;第三階段是文件的暫時(shí)保存階段,此時(shí)文件的現(xiàn)行性已消失,但其第一價(jià)值仍居主導(dǎo)地位并還要繼續(xù)向下階段運(yùn)動(dòng)而具有過(guò)度性、中間性;第四階段是文件的保存階段,主要具有歷史或科學(xué)文化價(jià)值,應(yīng)藏入檔案館保存。